人に伝えるメモ術

こんにちは。名古屋オフィスの達知です。

「令和」となって早1ヶ月。あっという間ですね。
今回は、私が名古屋メンバーによく評価してもらえる「メモ術」についてお話します。

メモは、覚え書きに変わりないのですが、①自分が覚えるためのメモ か②人に伝えるためのメモ の2種類があります。

①自分のためのメモ の目的は、新しい業務をきちんと覚えることですから、自分がわかればどんな書き方でもOKですし、綺麗にまとめることを目標にしてはいけないので、時間をかけないほうが良いです。
ただ、②人に伝えるためのメモ はどうでしょう。例えば、新人に限らず毎日何件もの電話対応をしますが、その取り次ぎメモはどのように書いていますか?

内容によって付箋の大きさや、文字色を変えます

私は、②の場合マイルールを元にメモを取っています。

必ずメモする項目としては、
・誰に対応してほしいか
・電話がかかってきた日付/時間
・相手の属性
・相手が電話をかけてきた理由
・CB必要かどうか
・電話番号
・受け取った人の名前(自分の名前)
です。

大体書く内容は想像できると思いますが、
私は「相手の属性」を書くことがポイントだと思っています。

例えば、初めて電話してきてくれたお客様で、相談内容は会社設立について教えてほしい場合。
私は、「新規/会社設立」と単語を書き、四角で囲います。その他、急ぎの場合は「至急!」、相手の都合が決まっている場合は「16-18時CB可」などです。
そして、特に大切な見落としてほしくないところはマーカーを引きます。

SGに限らず、先輩はメモを見る時間も惜しいほど忙しいです。そんな先輩が、一目見ただけで既存のスケジュールのどこでCBするか、判断できます。

また、相手の属性や内容を簡潔に書くことで、先輩がお客様にCBする前に、相手の知りたいことを予め調べ直すことも出来ますし、CB時にはそれを活かしてよりグリップを強められます。

お客様と直接会ったり、深くやりとりするのは先輩です。しかしお客様からすれば、対応する先輩も電話に出た新人もみんなが会社のイメージになります。
CBをする先輩が少しでもいい状態で会話をスタートできるように、メモの残し方ひとつから工夫してみるといいかもしれません。

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