【入札の仕組み】入札までの流れ・申請方法・必要書類
入札とは？自治体・官公庁の入札制度のキホンと入札までの流れを解説！
入札とは、民間企業にとって貴重なビジネス機会です。
この記事では、自治体や官公庁が実施する入札制度の仕組みについて、入札参加資格登録の専門家がわかりやすく解説します。
入札の仕組みや流れを理解し、的確に対応することで、民間企業は効率よくビジネスを展開することができます。
ぜひ、制度の詳細を確認し、入札する際の参考にしてください。
そもそも「入札」とは？
入札の３種類の契約方式
入札の３種類の受付方式
入札参加資格登録の申請方法
入札参加資格登録の必要書類
入札の仕組みと手順
入札参加資格登録の申請サポート
そもそも「入札」とは？
入札制度とは
入札制度とは、発注者（発注行政省庁、地方公共団体、各種法人・団体）が、発注する調達物について契約希望者に応札させ、調達先を選定する手続きです。
入札による調達物の発注金額は年間約20兆円にも上ると言われており、一大市場を形成しています。
入札に参加するためには、まず入札参加資格を取得しなければなりません。
発注者は、法令により、一般競争入札に参加する者に必要な資格を定めます。
入札参加希望者は、入札参加資格登録審査申請を発注者ごとに行わなければなりません。
なお、公共工事の発注者が指名競争入札を行う場合は、あらかじめ指名競争入札に参加する者に必要な資格（等級）を定め、その等級に該当する者のうちから指名しなければならないとされています。
つまり指名競争入札では「大企業しか落札できない」ということがなく、中小企業でも参入する余地が十分にあるのです。
入札と応札
入札と応札は、入札プロセスの基本的な用語です。
入札は、発注者である自治体や官公庁が各供給者に対してプロジェクトやサービスの価格提案を求める行為を指します。
一方、応札は、その入札に対して供給者が提案を提出する行為を意味します。
まず発注者が入札公告を行い、次に参加希望者がこの公告に基づいて応札を行います。
公正な審査を通じて選ばれる入札制度を利用することで、事業の透明性と信頼性が向上します。
デメリットとしては、応札に必要な書類や準備が煩雑であり、時間とコストがかかる場合があります。
行政書士のサポートを受けることで、これらの手続きを円滑に進めることができます。
入札参加資格登録とは
入札参加資格登録とは、発注者（発注行政省庁、地方公共団体、各種法人・団体）が 工事や物品・役務の発注等にあたり、あらかじめ審査を行なって、受注するにふさわしい業者等を選定し、入札参加資格者名簿に登録する手続きです。
入札に参加するためには、原則として入札参加資格登録が必要です。
これは、公共事業に参加する企業や事業者が一定の基準を満たしているかを確認するための制度です。
発注者（発注行政省庁、地方公共団体、各種法人・団体）が工事や物品・役務の発注にあたり、あらかじめ審査を行い、受注するにふさわしい業者等を選定し、入札参加資格者名簿に登録する一連の手続きを、入札参加資格登録と呼びます。
この登録制度により、公共機関は信頼性の高い企業を選定し、入札プロセスを円滑に進めることが可能です。
民間企業が入札に参加するメリット・デメリット
メリット
| ① | 販売戦略上の市場の拡大 |
| ② | 販売コストの減少（プロモーション・リベート・キックバックがかからない） |
| ③ | 発注者が公共団体等なので支払い遅延がない |
| ④ | 値下げや無償サービスの要求がない |
| ⑤ | 公共入札に入っている企業とアピールできるので、自社イメージが上がる |
| ⑥ | 発注者の入札案件が多いので、安定的に商機を増やすことができる |
| ⑦ | 最低制限価格が決まっている事が多いので、価格競争に巻き込まれにくい |
| ⑧ | 高い営利率が見込める案件がある |
デメリット
| ① | 一定の価格競争のため、場合によれば採算が合わない場合もある |
| ② | 談合に巻き込まれる場合がある（犯罪ですので、参加しないでください） |
| ③ | 参加資格審査申請の手続きに手間取る場合がある |
入札の３種類の契約方式
発注者（自治体・各種団体等）が行う契約は大きく３つに分けられます。
➀一般競争契約
一般競争入札とは、不特定多数に入札させ、最も有利な条件を提示した者を契約相手とする方式です。
官公庁の契約は、一般競争契約が原則となっています。
広範な事業者に公平に競争の機会を提供し、透明性を確保する点が特徴で、公正な競争を前提としているため、中小企業でも落札のチャンスがあります。
また、公正な競争が確保されることで、最も有利な条件での契約が期待されます。
これにより、事業者間の入札価格の妥当性が担保され、結果としてコスト削減につながる可能性があります。
一般競争入札では、広く公開された公告が行われるため、資格を有する者であれば誰でも参加できます。
公告は新聞や企業のウェブサイト等に掲載されるため、事前のチェックが重要です。
必要書類は企業の規模や事業内容によって異なります。
②指名競争入札
指名競争入札は、発注者が一定の企業を事前に選定し、その中から競争を行う形式です。
特定の者を指名して入札させて、最も有利な条件を提示した者を契約の相手方とする契約方式です。
一般競争入札を行うことに不都合がある場合、例えば一定の品質が求められる場合などに、この指名競争契約が行われます。
公共機関側としては、一定信頼できる企業のみが選ばれるため、納品物の品質を確保しやすいというメリットがあります。
特に品質や信頼性が重視される案件の公募に適しており、契約の透明性と迅速性を確保する上で有効です。
また、一般競争入札に比べ、手続きを簡略化できるため、スピーディーな契約が可能です。
指名競争入札に参加するためには、企業自身の信頼性を高めることが重要です。
過去の実績や顧客との良好な関係を構築し、発注者からの信任を得ることが求められます。
また、指名リストに登録されるためには、適切な手続きと文書提出が必要です。
③企画競争入札
企画競争入札は、価格だけでなく、提案内容や技術力、創造性に重点を置く形式です。
提案内容が評価対象となるため、革新的なアイデアや高度な技術力が重視される傾向にあり、企業の企画力や技術力をアピールしやすい契約方式です。
特に、公共工事や建築においては、設計やシステムの優位性が重要視されるため、企業としては大きな利益を見込むことも可能です。
企画競争入札に参加するためには、洗練されたアイデアや技術力を持ったうえで、案件の目的や発注者のニーズを深く理解し、それに対して最適な提案を作成することが重要です。
④随意契約
随意契約は、発注者が入札を行わずに特定の企業と直接契約を締結する形式です。
この契約方式は、発注者が一般競争契約や指名競争契約を実行しがたい特別な事情がある場合に適用されます。
一般的な契約では、複数の者から見積書を徴収して比較検討します。
これは「見積り合わせ」と呼ばれます。
随意契約の主な特徴の一つは、特定の事業者と直接交渉を行うため、契約締結までのスピードが速い点です。
競争入札とは異なり、見積もり合わせによる比較検討がないため、特に迅速さを求められる小規模な案件や緊急性の高い案件で頻繁に用いられます。
また、随意契約では、発注者と実績のある企業との取引が多く、そのため発注者にとっての安心感が得られるというメリットがあります。
これは、契約相手との信用関係が極めて重要な要素となるからです。
しかし、随意契約は、官民の癒着などの問題で数が減少傾向にあります。
発注者との信頼関係の構築が不可欠であり、そのためには透明性の高い取引ルールを設定し、徹底することが重要です。
入札の３種類の受付方式
建設工事等、物品買入れ等の入札参加資格登録審査申請の受付期間に関する取り扱いも、自治体によって対応は様々です。
分類すると「定期受付」「随時受付」「追加受付」という3種類の方式となります。
➀定期受付
定期受付とは、各自治体が定める一定期間内に申請を受け付ける方式です。
通常は、この定期受付を利用して入札に参加します。
継続して入札参加資格登録の更新を希望する場合、建設工事の場合は2年に1回、物品買入れ等の場合は2年から3年に1回の頻度で更新の受付が行われます。
この更新申請は、各自治体が設定する定期受付の期間内でしか受け付けていないことが多いため、申請時期には注意が必要です。
定期受付方式の最大の利点は、計画的に準備ができる点です。
企業側は必要な書類や要件を事前に整え、効率的に申請できます。
②随時受付
随時受付とは、「定期申請」受付終了後でも、未申請の方を対象に指定期間内であればいつでも申請可能な受付期間のことです。
期間を定めず申請可能な自治体もあります。
随時受付を行わない自治体もありますので注意が必要です。
また、現在の入札参加資格登録の有効期限が切れる数ヶ月前に随時受付による申請が終了する自治体がほとんどですので、注意が必要です。
③追加受付
「定期受付」の申請ができなかった未申請の方を対象に、「定期受付」が実施されない年に行われる受付期間のことです。
通常1年に1回程度で、決められた期間です。
▶自治体によって「定期受付」と「随時受付」または「定期受付」と「追加受付」の２つのどちらかの組み合わせで、申請の受付を実施しています。
下記のイメージ図で分かるように、定期申請以外で資格を取得すると、資格期間が短くなり希望の入札に参加出来なくなってしまうこともあります。
確実に受注する機会を得るには、定期申請で申請することが大切になります。
入札参加資格登録の申請方法
民間企業の経営者や担当者にとって、公共事業や大規模プロジェクトに参加するためには適切な入札参加資格を得ることが不可欠です。
ここでは、その申請方法や注意点について詳しく解説します。
入札参加資格登録の申請には、会社の基本情報や財務状況に関する詳細な資料が必要です。
これには、最近の登記簿謄本、納税証明書、印鑑証明書、財務諸表などが含まれます。
それぞれの書類は正確かつ最新の情報であることが求められ、期日までに提出しなければなりません。
次に、資格申請には一定の審査基準が設定されており、その基準を満たすことが求められます。
例えば、公共機関との取引の実績や、業務の遂行に必要な許認可・技術力を有していることの証明などです。
これらの基準を満たすことで、公共事業の入札に参加する資格を得ることができます。
また、入札参加資格登録の申請は一度で終わるものではなく、定期的な更新が必要です。
更新の際にも、初回申請と同様の書類や情報を提出する必要がある自治体が多いです。
更新を怠ると入札資格を失うことになるため、注意が必要です。
申請方法・申請時期
発注者により異なりますが、郵送、インターネット、持参等の方法で申請書を提出します。
添付書類で法人登記簿、納税証明書、財務諸表等の提出を義務付けられていることもあります。
なお、公共工事を受けたい建設業者は事前に建設業許可を取得した上で経営事項審査を受けて、業者としての総合評定値を得ておく必要があります。
発注者によっては、審査で等級が決まります。
審査期間は、発注者によって多少の差はありますが、数週間～１ヶ月くらいかかる事が多いです。
審査後、「入札参加資格者名簿」に搭載されて入札参加資格証明書が郵送されます。
入札参加資格の申請時期は発注者毎に定められており、通常は年に１回です。
申請期間を過ぎてしまうと、発注者への入札はできません。
ただし、追加受付や随意受付等で入札参加ができる場合がありますので、発注者に確認することが必要です。
なお、入札参加資格者名簿へ登載される有効期間は、2～3年間としているところが多いです。
継続して入札に参加したい場合は２～3年毎に入札参加資格登録審査申請を行う必要があります。
入札参加区分
大きく①建設工事 ②物品の販売、製造 ③業務の委託等の３つの区分に分けられます。
下記の表は あくまでも一例ですので、発注機関に確認することが必要です。
| ①建設工事 |
| 建設業に該当する工事一般 測量・建設コンサルタント業等業務 |
| ②物品の販売、製造 |
| 事務用品・事務機器、図書、学校教材、什器・家具、燃料、通信機器、消防・防災用品、 造園資材などの商品及び関連する役務 |
| ③業務委託等 |
| 印刷、建物清掃、警備・受付、機器保守、道路・公園管理、害虫駆除、廃棄物処理、医事事務、 給食、催事関係業務、検査、各種調査業務、クリーニング、賃貸など |
最近の傾向として、受付業務やＩＴ関連のシステム 開発・構築・運用・保守の委託が増加しています。
民営化の動きも加速しているため、自社が受託できる業務も広がっている可能性が高いです。（当社でお調べできます）
等級区分
等級区分とは、入札参加有資格者をランク付けしたものです、発注者が発注する案件に比較して極端に経営規模や施工能力に差が出ないように適切な履行を確保するために設けています。
業者規模や売上で等級を付けています。
競争参加の点数に応じて等級が付けられ、入札参加希望者の施工能力に応じた発注を行うことで適切な
履行を確保します。
また、適正な発注配分をすることによって、大業者だけが落札しないように中小企業を保護する役割もあ
ります。
入札参加資格登録の必要書類
提出書類に不備や誤りがあると、審査が遅れる場合があります。
そのため、専門の行政書士や申請先の公共機関などに相談することを推奨します。
適切な書類の準備と確認を行うことで、スムーズな資格登録が可能となります。
申請時の必要書類
入札参加資格登録審査申請のために必要な書類は、 発注者（自治体・各種団体等）により異なります。
以下にその一例を示します。
【必要書類】
| ① | 競争入札参加資格申請書 |
| ② | 業態調査書 |
| ③ | 営業所一覧表 |
| ④ | 納税証明書 |
| ⑤ | 工事分割内訳書（建設の場合） |
| ⑥ | 総合評定値通知書の写し（建設の場合） |
【添付書類】
| ① | 商業登記簿謄本 |
| ② | 身分証明書 |
| ③ | 印鑑登録証明書 |
| ④ | 消費税・法人税いずれかの納税証明書 |
| ⑤ | 固定資産税の納税証明書 |
| ⑥ | 経営規模等評価結果通知書（建設の場合） |
| ⑦ | 建設業許可証明書（建設の場合） |
変更時の必要書類
建設工事の入札参加資格登録審査申請後に変更があったときは、
入札参加資格審査申請変更届に添付書類を添えて、 速やかに提出する必要があります。
変更事項が生じても変更届を提出しない場合には、指名の連絡がこない等の不都合が生じますのでご注意ください。
| 変更事項 | 添付書類（変更事項がわかる書類） |
| 商号・名称 | 商業登記簿謄本等・使用印鑑変更届出 |
| 所在地 | 商業登記簿謄本等 |
| 代表者名 | 商業登記簿謄本等 |
| 電話・FAX番号/メールアドレス | 特に必要なし |
| 使用印鑑 | 別紙の使用印鑑変更届に押印 |
| 建設業許可登録の内容 | 建設業許可証明書 |
| 支店等の住所 | 商業登記簿謄本等・別紙の委任状 |
| 支店長名 | 支店長の身分証明書・別紙の委任状 |
入札の仕組みと手順
晴れて入札参加資格登録の申請が通ったら、いよいよ入札に参加できるようになります。
最後に、入札に参加する際の手順や、入札を成功させる際のポイントについて解説します。
①公募されている入札案件情報の収集
自社が入札できる有益な情報を収集すること。
情報収集が何よりも重要です。
主な情報は、官報や発注者のＨＰの公告・公示のページにありますが、
実は公告・公示のページに掲載されないケースもあります。
入札情報を提供する有料サービスのインターネットサイトもありますので、比較検討の上で採用することも一考の余地はあるかも知れません。
また、業界団体のメールニュースや専門のコンサルタントを利用することで、公告・公示ページに掲載されない有益な情報を得ることが可能です。
②仕様書の受領・説明会への参加
入札にあたっては、説明会が開催されて仕様書が配布されます。
ただし、説明会がなく仕様書が配布される場合がありますので、情報のチェックは欠かせません。
仕様書には、入札の要件や条件、納期、契約条件などが詳細に記載されています。
受け取った仕様書を細かく確認し、内容に不明点がある場合はすぐに質問しましょう。
質問期間は仕様書に関しての質問を受け付けてくれますが、曖昧な箇所を自社に有利な解釈ができないか、営業担当の腕にかかっています。
説明会では、入札案件に関する詳細な説明が行われ、担当者に直接質問できる機会も提供されます。
このため、説明会への参加は強く推奨されます。
一方で、説明会が開催されない場合もあります。
この場合、仕様書の内容を詳細に確認し、必要に応じて質問期間中に質問を行うことが非常に重要です。
曖昧な箇所がある場合は、自社に有利な解釈を引き出すためにも、営業担当の柔軟な対応が求められます。
③入札競争率・落札価格のチェック
誰もが知っている公共事業の発注機関には、多くの入札参加企業が集まります。
それだけ入札の競争率は高くなります。
そのため、最低制限価格近くで落札して十分な収益を得ることが難しいこともあります。
この様にならない為にも、まずは競争相手の少ない機関を狙うことが有効です。
公告・公示ページに掲載されない案件はまさに競合相手の少ないケースの一つです。
また、過去の落札価格を分析することにより、着実に落札への道は近くなります。
この確認を逃してしまうと、極端に低い価格や高い価格で入札参加資格登録審査申請をしてしまい、落札できないこともあり得ます。
入札は適切な価格の範囲の中で、利益を確保しつつ、競合より低い価格で応札する必要があります。
その為にはまず、過去の落札価格の確認は欠かせません。
開札時には、名前と応札価格が公表されます。
これらの結果をデータとして保管すれば、他の類似案件の価格予想ができる場合があります。
ただし、過去に落札価格が下落する年もありましたので、鵜呑みにできないのが難点です。
④落札可能性、利益確保の検討
落札しても利益が出なければ意味がありません。
ただ落札して受注すれば良いという考えではなく、入札競争率や落札予想価格から自社が落札できる可能性があるか、また落札後に適正な利益を出せるか入札金額を入念に検討することが重要です。
仕様書に記載されている条項や条件も再度確認し、自社のリソースや負担可能なコストを総合的に検討します。
入札額が低すぎると利益が確保できず、高すぎると落札の可能性が低くなるため、バランスが重要です。
例えば、詳細なコスト分析を行い、材料費、労務費、運搬費など全ての費用項目を精査することで、的確な入札額を設定できます。
また、自社の強みや競争優位性を活かし、柔軟な価格設定を行うことで落札の確率を高めることができます。
例えば、競合他社の過去の落札結果や市場価格の動向を調査し、戦略的な価格設定を行うことが有効です。
こうして、入札というビジネスチャンスを最大限に活用するためには、事前の計画と綿密な準備が不可欠です。
⑤案件に入札する
入札の目的に沿った形で、適切な入札金額を決定し、必要な添付書類を整えます。
添付書類の添付漏れや印ヌケがあると、「失格」になる場合もありますので、提出前にしっかりとチェックしてください。
早めに対応することで、予期せぬトラブルが発生した場合でも余裕を持って対処できます。
指示された通り、正確に対応することで入札の信頼性が高まり、今後の取引にも良い影響を与えることが期待されます。
⑥落札したら契約する
入札で落札が決定次第、正式な契約手続きを進めます。
契約書には、仕様書で定められた通りの条件が詳細に記載されるため、これを再度詳細に確認することは重要です。
契約条件に基づいたスケジュールや資金計画の立案も欠かせません。
特に、資金繰りの計画は事前に綿密に準備することで、突発的な問題の発生を防ぐことができます。
入札のことならサポート行政書士法人へお任せください！
サポート行政書士法人では、新規で入札に参加を希望される方へのスタートアップや、すでに多くの発注先・自治体へ入札参加資格登録をされている企業様向けに、各種変更届の一括管理・提出、更新登録申請をサポートしています。
また、建設業等の関連する許認可のサポートまで見据えたコンサルティングも行っています。
日々、事業者の皆様の代理人として行政庁への申請や折衝を行っている行政書士だからこそ蓄積できるノウハウ・実績を元に、入札参加資格登録審査申請に関する法務サービスを提供します。
弊社の担当者は、全国の都道府県で申請実績があります。ぜひご相談ください。
