カテゴリー別アーカイブ: 美馬信幸

インターン対応

大阪オフィスの美馬です!

今年度の入札参加資格申請手続きのご依頼をいただき始めています!

採用活動も終盤になり、大阪オフィスでも、
これから来年4月入社の内定者さんが続々とインターンにきます!

学生から社会人へとガラッと環境が変わる中、
インターン期間はまだ学生でありながら、
社会人として仕事を行うといった意味では
適応期間でもあるため、かなり重要だと思います。

また内定者さんにとって重要であるとともに、
私たち既存社員にも重要です!
なんといってもこれからのSGを作り上げていく一員なので!

最初が肝心!
というのは改めて言うことではないですが、
単純な業務でも、それを何も考えずに行う事務的な作業ではなく、
いかに意味(目的)のある業務であるかを考えてもらいながら行ってもらう必要があります。
また意味(目的)が分かると「楽しさ・やりがい」を感じてもらえると思います!

最初から受け身な単純作業のクセが付いてしまうと、その後の成長にはかなりダメージです。(私も入社当初に言われたのを覚えています)

鈴木さんがおっしゃった本人が「短期的な視点で楽」であることよりも、
「中長期的に成長する」ことを優先するようにということを、
しっかり意識しながら育成していきたいと思います!

受任スキルを上げるために

こんにちは!大阪オフィスの美馬です。

最近、新たな業務にどんどんチャレンジしています。その中で、SGではこれまで取り扱っていなかった許認可にも取り組んでいます。

そういった問い合わせがお客様から来ると、
これまで取り扱っていなかったということで、知識やノウハウではなく、
SGだから頼みたいと思ってもらえるような関係作りがより一層必要になります。

そのため、面談時の対応が重要です。
私の直近のミッションが「受任スキルを身につける」ということで、
まさにそのミッションにも直結することです。

面談で重要なのは、下記2つであると思います。
◎本質的ニーズを汲み取る
◎相手目線に立つ

お客様からの問い合わせ段階で聞くことは、
例えば、「建設業許可を取りたいです」というような表面的なニーズが大半です。
ただ、その表面的なニーズを鵜呑みにしていたら、いけません。
そこから、なぜそれを取りたいのか?また、本当にそれで良いのか?

といった本質的ニーズを汲み取ることで、
本当にお客様のためになるサービスを提供できると思います。

また、相手目線に立つことで、私達からすれば、聞き慣れた言葉や、理解していることも、
お客様からすると全く分かってもらえていないかもしれません。
そのため、お客様のレベルに合わせた面談対応をすることも効果的だと考えます。

上記2つを取り組むことにより、
「SGだから頼みたい」と思ってもらえるような関係作りができると思います。

ステップアップするために

大阪オフィスの美馬です!

就活が始まり、大阪オフィスにも
インターン生がよく来ています。

その中で、インターン生と話すことがありますが、
この前から2人の就活生に同じことを言われました。

それは、
・忙しそうにしている
・話しかけていいのか迷った
です。

自分自身は決してバタバタしてるわけでもなく、
そんな風に見えるとは思ってもいませんでした。

大阪オフィスの皆さんにも、
そう見えているのでしょうか?(笑)
それを見慣れて言われてないだけ?

けど、思い返すと確かに私は
自分の業務にグッと入り込みがちです。

今後、ステップアップをして、
決裁業務や周りへの声掛けを含め、
メンバーへの目配りが必要になってきます。

この前も木下さんからミドル層研修を受けましたが、
その中で行ったケーススタディーは難しかったです。
正解がないだけに、迷います。

だからと言って、無作為の失敗になるのは駄目なので、
まずは、意識的にでも、周りを見ることから行動を始めたいと思います!

ギリギリはセーフではなく、アウトである

大阪オフィスの美馬です。

最近、私の所有案件で後手後手になってしまった結果、
期限ギリギリに完了したものがありました。

私以外の新人メンバーにも
このような経験があるんじゃないでしょうか?

これまでもギリギリになっても申請できたからよかった!と、
頭の中ではプラスに考えていました。

しかし、鈴木さんとのMTGで、その点が大きな間違いだと気付きました。

後手後手になり、期限ギリギリになった結果、
自分自身、かなり余計な時間を費やすとともに、
クライアントだけでなく、社内メンバーにも迷惑をかけることになります。

そのため、今一度、
ギリギリはセーフではなく、
アウトであるということを強く認識したいと思います。

また認識だけでなく、行動も、
例えば、一撃や、タイムマネジメントの改善によって、
これから後手後手にならないように、しっかり改善していきたいと思います。

結果を出すチームワーク

大阪オフィスの美馬です。

小規模事業者持続化補助金では
多くのご依頼をいただきました。

さて、最近オフィスでのMTGで
『結果を出すチームワーク』について話し合いました。

私もこれまで20数年生きてきた中で色々なチームと関わってきました。
一例を挙げると、チームには、①友達や、②趣味、③仕事があります。
①や②では特段結果を求められないので、単に仲が良いであったり、
気が合うといっただけで大丈夫です。
しかし、③はそうはいきません。仕事では必ず結果を出す必要があり、
プロセスがしっかりしてても結果が伴わない限り、評価は低くなります。

では、①②に比べて、③は何が必要なのかということを、
MTGで議論した結果、下記のことが必要だということになりました。

①個々人の強みを出した明確な役割分担を持つ
②チームの目的を共有して、ゴールを目指す
③全体最適な考え方を持つ

今現在、私たちの会社には短時間スタッフや、在宅スタッフが増えています。
常勤社員はその方々といかに円滑な連携を図れるかが重要になります。
その点において、上記3点を意識して行動することにより、良い結果に繋がると考えました。

振り返ってみて

薬局関係の案件が増えています。
本日も1件保健所へ申請に行ってきました。

大阪オフィスの美馬です。

今年度内の営業が終了しました。
今年2月に入社してからというもの、あっという間でした。

あっという間と言いながら、実務はもちろん、
社会人として働く基本的スキル・マインド等、実に様々な経験・学びがありました。
そして先日あった人事評価では課題も多く見つかりました。

この課題をいかに潰すか、
また良い軌道に乗り続け、業績をしっかり安定させるか、
まだまだ対策を立て、実行を繰り返す必要があります。

来年は飛躍の年と位置付け、
しっかり頑張りたいと思います!

ひとまず年末年始のお休みの間は、
しっかりリフレッシュします。(笑)

皆さん、お疲れ様でした。
来年もよろしくお願いします!

相手に対する配慮

こんにちは。
大阪オフィスの美馬です。

小規模補助金のお問い合わせが増えています。

業務を行う中で、クライアントの方や、社内に置いても、メールで連絡をすることが非常に多いです。

メールは電話と違い、時間も気にせず、相手に対して連絡でき、記録としても残せる点でメリットもありますが、
一方で直接会って話したり、電話で話す以上に感情が含まれないものです。

私を含め、他のメンバーの対内、対外メールを確認すると、単に伝えたいことのみを伝えていることがよく見ます。
ある意味、簡略的で見やすいですが、やはり冷たく感じます。

業務が多く、次々と処理していく必要がある中でも、やはり受け取る人の側の気持ちを汲む必要があると思います。

それはそれほど難しいものではなく、
文頭に枕詞を付けるなど、相手を労う、配慮の気持ちを入れることだけでもだいぶ変わってきます。

そうすることで、クライアントの方、社内のメンバーともっと円滑に業務を
進めることが可能になると思います。

当たり前のことかもしれませんが、
私もまだまだ出来ていないので、これから実践していきます!

コミュニケーションは重要

入札参加資格申請業務がこれから過渡期になります!
各自治体ごとに要件・期日・様式が異なるため、
しっかり計画的に進めていかなければなりません。

最近、ある本を読んで再確認したことがあります。
それは、信頼関係を築く上で、最も重要なコミュニケーションの取り方です。

ふと今の自分を思い返した時、自分中心の発言・態度をしていたなと気付きました。
特に、業務が溜まり、切羽が詰まっている時です。

クライアントに対して、これぐらいだったら分かるだろうと簡易に伝えたりとか、
社内に対して、周りが見えていないような態度を取ること等です。
(最近、話しかけるなよオーラが出ていると言われ、
自分ではそんな感じを出しているつもりはなかったんですが、びっくりしました)

コミュニケーションにおいて、相手に対して、
捕りやすいところに捕りやすいスピードでボールを投げると、
相手も捕りやすく気持ちのいい球を投げ返してくれます。

上記のことを踏まえると、私のやり方は適切ではなく、
たちまち結果として、クライアントから書類返送が遅くなる等、グリップ力が弱くなったり、
また社内の空気が悪くなったりしてしまい、信頼関係が築けなくなります。

また、その本において、人間に共通して言える重要なこととして
「人はいつも、自分を助けてくれるものを探しています」とあります。

たしかにそうだと思いました。
そのため、クライアント・職場の仲間に対して、
ちょっとした気遣いがプラスの相乗効果が出るのだと思いました。

問題点を改善していく

こんにちは!大阪オフィスの美馬です。
9/6(火)に増野さんが来阪されました。

いつも同じ環境で、同じメンバーと仕事をするのとは違い、
刺激的な経験になりました。
増野さんのスピード感は見習っていく必要があります。

その日に増野さんから自己効力感という研修を受けました。
自分自身の自己効力感を上げるのが大事なのはもちろんですが、
相手(上司・先輩)の自己効力感を上げるのにはどうすればいいかということでした。
一例として、許認可申請1つにとっても、上司や先輩から様々なアドバイスをギブしてもらいます。ただそこで単にギブされるのではなく、そのアドバイスを受けて行動を改善して良くなった結果を報告するなど、こちらからも相手にギブをすることによって上司・先輩の自己効力感を上げることができます。

私自身、この研修で増野さんが起爆剤になったのか(笑)
すごくいろいろ問題点を発見しました。

・指摘を受けたことを再度繰り返す
・質問を質問で返してしまう癖がある

ただ問題点を発見して、じゃあ直そうと心掛けても
実際行動に落としこまなければ直していくことができません。

そのため、以上2つの問題点に対して、以下のように行動していきます。

・指摘を受けたことを再度繰り返す
→指摘を受けたすぐは覚えているので問題はないが、
 時間の経過とともに忘れがちになるため、しっかり記録に残して、都度確認していく

・質問を質問で返してしまう癖がある
→どう答えていいか分からない時にこの癖が出がちなため、
 まずは自信を持ち、そして常に念頭に意識を置いておく

まずはこれから改善していくように行動していき、
上司・先輩の自己効力感を上げていきたいと思います!

環境が変化すること

こんにちは!大阪オフィスの美馬です。

このブログを見ていただいている皆さん全員が
環境が変化することを経験していると思います。
例えば、、、
・小学校から中学校へ進学するとき
・就職して社会人になるとき
・新たな習い事をするとき 等

環境が変化するときには戸惑ったり、悩んだりすることもあります。
上記の例で言えば、、、
・小学校から中学校へ進学するとき
 →同じ教室の人と仲良くなれるかな
・就職して社会人になるとき
 →ちゃんと働けるかな、上司との関係はうまくいくかな
・新たな習い事をするとき
 →うまく上達できるかな

私も最近、働く中でどうように行動すべきか分からず悩んでいたときがありました。
悩んでいるにもかかわらず、人にも相談せず、頭の中で考えていました。

その時、ちょうど鈴木さんが来阪され、思い切って相談してみると、
(余談ですが、代表に直接相談できるというのはSGの良さでもあります!)

「悩んでいることに意味がない」と、きっぱり言われました。
確かによくよく自分が頭の中で考えていることを思い返しても、
大したことは考えていません。

続いて、悩むより「解決策を常に考える」ということでした。
解決策を常に考えることにより、
ネガティブマインドからポジティブマインドになることができます。

それを繰り返していくことで、環境にも適応していけると思います。

環境に慣れないと思っている方には、一度、実践してもらいたいです。

新宿オフィスでの経験を通して

大阪オフィスで勤務している美馬です!
7/13~7/15に新宿オフィス勤務をしてきました。
その中で学んだことを箇条書き(プラス一言ずつ)で書いていきます。

【成長するためには】

「知識を付けて成長するのは一歩一歩、スキル(立居振舞)を付けての成長は飛躍的」

 新人が成長するために必要なのは、知識がコツコツ付けていくことだと思いがちですが、
 すごい業績を上げてる先輩方の立居振舞を「体全体で」吸収することが大事であり、
 意識的に観察して模倣していく必要がある。

「深く踏み込む」
 
 誰かに何かを伝える時、例えばメールで「ここがダメです」と伝えるだけではなく、
 もう一歩「だからこのようにしましょう」と提案まですることが重要

「ブレークスルーを起こす」
 
 人生の中で3回ブレークスルーを起こすように心掛ける。
 特に30歳までに1回起こすように。
 ブレークスルーを起こすと、これまでにできていたパフォーマンスの何倍にもできるが、
 30歳までに1回でも起こせなければ、パフォーマンスの成長が止まってしまう。

「すぐにする」

 後回しにすることにより、「それをしなければならない」という気持ちだけが積み重なる。
 それがストレスにもなり、今やるべき業務に100%力を注げないといった問題や、
 また、やるべきことが自分一人ではなく、
 誰かと関わることであれば、チャンスを逃すこともある。
 そのため、「すぐにする」ことが重要。

「自覚しない気遣いがストレスになる」
「空気を読まずに進めることも大事」

 場の空気を読むというのは、何をするにつけても当然のことであり、
 苦にならないと思っていると思う。
 しかし、それは自分のやりたい時にできないなどで、
 気付かない内にストレスになっている。
 時には、空気を読まずに進めることも重要である。
 
「意識だけでなく、改善策を考え、実施する」

 何か失敗や問題を起こした時に、反省した上で、
 「以後、このようなことにならないように気を付けよう」と意識をする。
 しかし、実際のところ、その時は気を付けていても、後に忘れてまた同じことをする。
 そのため、しっかり改善策という行動に落とし込みを考えた上で、
 実施していく必要がある。

「その改善策は2,3個」

 改善策を考える際は、1つではなく、2,3個考える。
 その中で取捨選択する。 

「ルール設定をする」
 
 このようになった場合は、次のように行動するというように、
 定型化することで迷いなく行動できるようになる。

「知識を付けることも重要」

 上記で知識よりもスキルと言ったが、
 知識を付けることにより、上司への評価も変わることがある。

「何か知識を付ける時には、それはなぜ?どうして?と自問自答する」

 許認可等の申請には、ほとんどの場合、手引きがある。
 行政側がその手引きを見て分かるように書いてくれているものもあれば、
 そうでないものもある。どちらの場合においても、それはなぜ?どうして?と
 自問自答することにより、理解が深まるとともに、
 クライアントから質問があった場合にしっかり答えられるようになる。

「期日を念頭に置きながら、前倒しに処理していく」

 期日ばかりを見て、その期日までに処理をすればいいやと考えがちである。
 そうなると、不足資料があったりすると、期日に間に合わなくなることがある。
 しっかり前倒しに全体的なスケジュールを意識して行う。

常に工夫をする

 

新人の皆さん、日々業務を行う中で、思う通りにいかない、スムーズにできずに仕事が遅いと思うことがありませんか。入社して5ヶ月の私は思うことがあります。でも、このことを社会人経験・業務経験が浅い、知識が無いからと結論付けてはいけないと思います。

では、何が原因でこのように思うのか、、、このことを考えた結果、以下のような仕事が遅くなっている理由が考えられます。

①段取りが悪い

②優柔不断、迷う

③書類・資料作成が遅い

④差し戻し、やり直しが多い

⑤メールの返信等、顧客対応に多くの時間が取られる

これらのことは、新人の方には該当するのではないでしょうか。もちろん経験が浅いことが原因で間違いありませんが、そこで思考を止めずに、どうすれば改善できるか「常に工夫をする」ということが大事だと思います。

①、②については、しっかり全体像を見ます。それからブレがないか、上司に確認することでブレずに段取り良くすることができます。そういった意味で、方針MTG等を活用できますが、私自身、形式的にやっていることがあり、しっかり意義を理解して活用いていかなければなりません。また最初に疑問点を洗い出すことも重要だと思います。

③、④、⑤についても、ある程度数をこなしていくと、同じようなもので使いまわせることも出てくると思うので、フォーマット化したり、単語登録をしていく等の工夫をすることでスムーズに速く仕事ができるようになっていくと思います。

また、何かにつけて「早く処理していく」という意識を持つことが大事だなと思います。
それにより、PDCAをより早く何度も繰り返していけるので、改善を図っていけると考えました。

と偉そうなことを言ってきましたが、実際のところ、今の私は実行に移せていません(笑)
これからしっかり改善していけるところは改善していき、意識的にやっていこうと思います。

行政書士としての立ち位置

業務をする上で、私たち行政書士は、クライアント側でも、行政側でもなく、
それら2者のちょうど中間の、例えて言うなら、潤滑油的な役割にならなければなりません。

今の私は、どちらかというと、
行政側の立ち位置でクライアントに接していることに気付きました。

ある業務の中で免許要件に引っかかるものがあり、
私はクライアントに「それではこの免許は取れません。」ときっぱり伝えてしまいました。

最初に言ったように、私たち行政書士は、クライアントと行政の潤滑油的な役割であり、
要件に引っかかるなら

行政側から見てどうしたら問題ないのか?どうしたらクライアントの期待に応えれるのか?

を考える必要があります。
そうしなければ、私たちがいる意味がありません。

そのように潤滑油的な役割を果たし、クライアントの期待に応えていくことで、
行政書士としての価値を発揮することができると思います。

そのことを今更ながら再確認しました。

全社MTGで感じたこと

今年2月にSGに入社して、約4ヶ月。鈴木さんと直接会って話したのは採用面接以来でした。
3日間のMTGの中で、大阪オフィスに関する議題やSG全体に関する議題など、様々なことについて話し合い、鈴木さんをはじめメンバーのSGに対する想いを感じることができました。

その中でも私が最もこのMTGで記憶に残ったものが、「企業理念を踏まえた3年後のビジョン」です。正直このMTGに参加するまで企業理念を理解していませんでした。日々、働く中で意識することもなかったからです。

企業理念の1つである「世界的リーダーを創出する」

この真の意味は、一人一人の社員がトップクラスのリーダーになることです。どんな分野においても、どんな世界においても活躍できるように人財を育てるという成長の場であるSG。私は転職活動の中で「色々な経験を積んで成長できる会社」を軸において活動していたので、このMTGで企業理念を理解し、心の底からこの会社を選んで間違いではなかったと思いました。

ふと前職を振り返っても、企業理念の「き」の文字も思い浮かばず、おそらく理解する場もなかったでしょう。企業理念は企業の根幹であり、最も大事で、そして軸となるものです。このような企業理念を基にしたビジョンを決定する話し合いの場に末端の人間が携われること自体、大変貴重な経験だと思います。

この経験をただ良い経験とするのではなく、話し合って決まったビジョンをしっかり具現化できるように頑張っていきたいと思います。現状に満足せず、常に伸びていけるように心掛けます。まだまだ足りないところ、気付かないところが多々ありますので、皆さんご指導のほどよろしくお願いします。