「反応」ではなく「対応」
投稿日：2023年10月25日
こんにちは。新宿オフィスの古賀です。
社会人2年目となり、持つ案件の数も増えてきたことで、一つの案件を集中するだけでなく、それぞれ案件ごとの両立が必要になってきました。
ただ、両立することが苦手な私は、ここに現在大きな課題を感じています。
「今日はこれを終わらせるぞ！」と意気込んで出社するも、書類作成を進めている途中に、電話やメールで横やり業務が発生。「これはこのまま一撃で対応したほうがいいな。」と作業を中断し、横やり業務の処理に入る。ただ、処理に想定より時間がかかり、その間にさらなる横やり業務が入る。そんなこんなで気づいたらお昼になり、午後一から作業に取り掛かろうと思うも、午前中のやりかけのため、思い返しながら作成し、さらなる時間がかかり、終わらないまま、社内MTGの時間になり、その間にまた横やりが入り、その処理をしていたら、終業時間に、、、と実に生産性の無い日になることが多々ありました。
この仕事の進め方は最悪だなと思い、最近私の中で意識していることがあります。それは『「反応」ではなく、「対応」をする』です。
これは自分で作った標語ですが、仕事においてとても大事なことではないかなと思っています。
集中すべき業務をやっている途中にメール・電話が来ることは仕方がないことですが、その横やり業務に反応し、すぐに中断し、取り掛かるのは、ただ発生した業務に反応している状態です。
そうではなく、まずどのくらいかかる業務なのかを把握し、すぐ終わらない業務であれば、お客さんに現在は取り掛かれないから、午後から対応しますと伝えるなど業務が中断しない方法を考えるべきです。もしくは、ある程度横やりが事前に予測されるなら、その時間をあらかじめ見込んで、スケジュール調整をしておく必要があります。 このように急に発生した業務に「反応」するのではなく、適切な方法で「対応」をすることを意識するようにしています。
まだ、反応になっていることがありますが、これを意識するだけで、仕事に振り回されるようなことはかなり減った気がします。仕事に追われて、「結局今日一日何したっけ」となる方は、上記のように「反応」ではなく「対応」を意識してみてください。