許認可・ビザ・補助金　全国対応　国内最大級の行政書士法人

皆様

こんにちは。
秋葉原オフィスの汲です。

仕事中の皆様は、
やることがいっぱいでなかなか終わらない、
仕事が思い通りにすすまない、
悩んでいませんか。

ここで、
例をあげながら、
仕事を早く片付ける方法を共有します。

✖入力を速くする
〇入力をなくす
　→コピペする。
　　パソコンの入力システムを活用し、よく使う単語等を事前に登録して使ってみるとか。

✖メールを忙しくない時に返信
〇開いたらすぐに返信
　→そして、メールをチェックする時間も決めましょう。
　　例えば、
　　・出勤してからすぐ一回
　　・お昼休みから帰ってきたら一回
　　・午後2時半ごろ一回
　　・午後5時半に一回
　　　とか。
　　こうすれば、
　　手元の仕事に集中することもできるし、
　　メールのチェックと返信が遅れることを避けられます。
　　
　　
✖難しいタスクから取り組む
〇緊急度等がほぼ同じであれば、簡単なものから取り組む
　→とにかくタスクを減らす作戦です。
　　「やらなきゃ」と思っていること自体がストレスになるからです。
　　簡単なものから取り組めば、
　　一つのタスクが消えるので、気持ちもすっきりし、
　　自然にそのままリズムよく次のタスクに移ることができるからです。

✖文書を一から書く
〇文章を枠から考える
　→文章の構成を考えて、全体像をイメージしてから、
　　着手しやすくなる。
　　理由書も事業計画書も同じです。

✖今日は早く帰らなきゃ
〇定時に帰るために、今日はどうすればいい
　→朝出勤する前に、もう一度一日の目標とタスクを整理し、
　　定時退社をするために、
　　何時までに何を完成すればよいのかをしっかり考える。

✖他人が決めた期限に合わせて仕事をする
〇自分で期限を決めて行動する
　→主体性をもって、
　　前をもって動きましょう。
　
皆様が仕事を進んでいる中、
「こうすればもっと効率よく仕事できる」と気づく機会も非常に多いかと思います。
気づいたことを日報に書いたり、
共有メールで流してみたり、
どんどん発信していきましょう。

皆さんの努力は会社の成長にもつながるので、
一緒によりよい会社を作っていきましょう。

今週も三連休なので、
気持ちよく休みに入られるように、
今からいろいろ取り組んでいきましょう。

それでは今日も元気よく楽しく頑張りましょう。

こんにちは、秋葉原の張です！

効率よくメモを取るためにどうすればいいの？
について考えてみます。

大学時代の私は結構なメモ魔で、先生の一言一句をメモしていました。
ですが、サポート行政書士法人に入ってから先輩方がメモを取らなくても
瞬時に記憶できる&記憶を引き出せられているのを見て驚いた覚えがあります。

何よりメモを取らない分お客さんの目を見て話せるので、
お客さんから信頼が寄せられていることが伺えました。
ノートやメモをしっかり取る＝良き学生であっても、
＝良きコンサルタントだとは言えないんですよね。

そこで、メモを取る際に大切な3点をまとめました。
①メモは最小限に、要点だけ
②タイトルがあり、後から見直したら瞬時に分かる
③不要になったメモは手放す（メモは捨てる前提という意識を持つ）

特に③は重要で、メモを手放せて初めて
自分の血肉になったと言えるのではないでしょうか。

いつまでもメモに頼らないといけないのは
仕事をする上でメモを確認する時間をロスしていると思いますので、
効率を上げたい方は普段のメモの取り方から振り返ってみてください＾＾

名古屋支店の押谷です。

「こどもは親の思うようには育たないけど、親のようになる」
言われてハッとした言葉です。

親としては「こんな風に成長してほしい」という思いはありますが、子育てはなかなか思い通りにはいかないものですね。
色々口うるさく言うと反発もされますし。

そんな時に、この言葉を聞いて、自分の行動を振り返るきっかけになりました。
はたして、自分はいいお手本になっているのだろうか、と問われると、なかなかそうとは言えませんが、いいお手本になれるように日々努力はしていきたいなぁと思ってます。

そして、名古屋支店にも新しいメンバーがどんどん入って来ているので、既存のメンバーがいいお手本になって、新しいメンバーが能力を発揮できるように引っ張っていけるようにしたいですね。

大阪支店の芳村です。

最近、大切なことを再認識する出来事がありました。

それは、１０年来のクライアントが、 『私の最初の対応がすごく良かったことが、その後の依頼につながっている』と折に触れて仰ってくださっているという話を耳にしたことです。 （一番最初の手続きを私が担当し、その後は、東京のオフィスで担当しているクライアントです。）

では、私がどんな対応をしたかというと、 何か特別なことをした記憶は、正直、ありません。

私が当時行ったことは、 『クライアントの立場にたって、クライアントの気持ちを思い、 行政書士として、自分ができる最大限のことをする。』 ことだと思います。

プロとして当たり前のことですが、 でも、大切なことで、相手にちゃんと伝わることなんだと、再認識しました。

これからも、プロとして、当たり前に、行っていきたいと思います。

こんばんは。名古屋オフィスの達知です。

本日、秋葉原オフィスの汲さんから 「顧客満足度の向上」について研修を行っていただきました。

お客さんが、サポート行政書士法人に依頼してよかった！と思ってもらえるよう 私たちは日々業務に励んでいます。

では、どうすれば「大満足」がもらえるようになるのか？

【自分がされたことは、絶対にお客さんにしない】ことです。

私たちは、幼いころから 「自分が嫌なことは人にしちゃいけないんだよ」と教えられてきましたが これは業務にも通ずることです。 教えてもらったとき、わかっているようでハッとしました。

具体的に言うと、 「自分の依頼で、お客さんが会社で困らないか？周りから嫌な風に思われないか？」 これを考えると非常にわかりやすいです。

例えば、弊社からお客さんに書類を案内します。 一度案内したときに確認不足で、数回にわたって依頼したら？ それが会社の人に押印をもらうものなら？忙しい合間に役所に取得に行ってもらうなら？

その人も困るだけでなく、その人の行動が周りから悪く評価されてしまいます。

自分がお客さんの立場なら、プロなんだから一回でしっかり案内してよ、 となると思います。

顧客満足度を上げるというと難しくとらえがちですが、 普段私たちが周りの人と関係を良好に築くためのポイントと変わりません。

ぜひ、今後お客さんにメールを送るときや、書類を案内するときは 「自分がされたらどうか？」を考えて行動してみてください。 きっと小さな積み重ねが、お客さんの心にも届くと思います！

こんにちは。 新宿本社の鳴海です。

社内の私のミッションが、「許認可チームのスピードを上げる」です！

許認可チームと一言で言っても、宅建チームだったり、金融チームだったり、 個々の会社（案件）ごとのチームだったり様々あります。 オフィスも新宿に限らず、各オフィスにまたがってチームがあります。

自分の関わっているチームに限らず、全社的に業務スピードを上げていくことに 貢献できればと思い、今後、シリーズ化して発信していくことにしていきます。 きっと皆さんの仕事の負担感も減り、結果的に顧客の満足度も上がると思います！！

＜業務のスピードを上げるコツ①＞
★★お客さんの目線で考えること★★

私たちの業務は常にお客さんから依頼を受けて成り立っているものです。 まずは、実際にお客さんと話し、好きになることが大切です。 お客さんの顔が見えると、このお客さんのためにという気持ちが生まれます。 常にお客さんの望む事を念頭に置いて、業務をしてみましょう。

私の場合、とにかくお客さんから督促されるのが嫌で、 それが原動力になることが多いです。

こんにちは！新宿の近藤です。

誰しもこれまでたくさんの分岐点を経験し、そのたびに意思決定をしてきたことと思います。 自分の人生を自分自身で決めることは時に難しいこともありますが、チームの意思決定はもっと難しいです。 誰か一人が決める方法、多数決で決める方法、話し合いで決める方法など、 意思決定の方法はいくつかありますが、 どれもメリット・デメリットはあり、全員にとって最適でメンバーが納得のいく意思決定はなかなか難しいものです。

学生のときや、友人と出かけるときは多数決で決めることが多いのではないでしょうか。 みんなの意見を取り入れるために、「多数決」という意思決定方法を無意識に選択していることと思いますが、 ちょっと難しく考えてみると、 多数決は、メンバーの権限と責任が対等だからできることです。 会社や社会では、ほとんどの場合、権限と責任をもつ人がいます。 その権限と責任を持つ人以外が、意思決定に口を出すのは適切ではありません。 上下関係ではなく、誰がチーム内の意思決定権をもっているか？を考えることが大事です。

プライベートでも同じことが言えると思います。 自分の人生を決める権限をもっているのは自分だけで、自分の人生に責任をもっているのも自分だけです。 家族や友人、恋人であっても、アドバイスはできても他者の意思を決定することは出来ないのです。 友人へのアドバイスが行き過ぎていたり、恋人の意思決定が思い通りにならずちょっと腹が立ったり…そういう経験が皆さんにもあるかもしれません。 そういうときには、最終的な決定はその人自身がするのだ、ということを思い出して、 本人の決定を見守ってあげたいですね。

こんにちは。 秋葉原支店の須藤です。

皆さんには、恩人と思える上司や先輩はいますか？ いる場合、それはどんな人でしょうか。

社歴が長くなり、徐々に後輩が増えていきた今、どうやって指示や指導をしたら上手くいくのか試行錯誤するようになり、どんな上司・先輩像を目指すべきなのか考えるようになりました。

弊社代表の鈴木の場合は、今でも感謝している上司がいるということで、その話を聞きました。 その方は、厳しい人で一見とても無理と思えるような課題を与えられたそうです。 けれどもそれを愚直にこなすことで、大きな成長に繋がった経験があり感謝しているとのことでした。

私自身の経験も振り返ってみた時にも、当時は自分にとって大きな課題が与えられ苦しかったけれど、そのおかげで結果的に出来ることがぐんと増えたり、キャパが広がったな…と感じる経験があります。

目先の大変さだけにとらわれずに、その先を見据えてリードしていけるような先輩が求められているのかと思います。 つい、相手の様子に変に気を使いすぎた指示や指導をしてしまうと逆に成長をとめてしまったり、マイナスに作用してしまう面もあるのだと思いました。

後輩や部下にとって、この上司・先輩から指示されたことだったら、難しいと思えることでもまずやってみよう！という気持ちになるくらいに信頼され、成長を導いていける存在を目指していきたいと思います。

チームが正常稼働できるか、いい波に乗っていけるかは 「仲間にどんな風に声掛けするか」がキーになります。

先日は、鈴木さんから「リードとミスリード」についてお話しいただきました。

例えば業績がいまいちだった時、ミスしてしまった時、 みなさんはどんな声掛けをされますか？

落ち込んでいる後輩がかわいそうだから「気にしなくていいよ。や 仕方ないよね。」 という言葉をかけがちですが、これはただの同情でミスリードとなります。

最初に共感して、後からリードしていくスタイルもありますが 最初に弱いところに同情すると、後々発言を覆すのが難しくなり 結果的に悪循環を生むことが多いです。

ですので、 ★同情には一定のリスクがあること ★同情≠共感 を念頭に置き、

☆対立するのではなく、あくまで相談相手をリードするつもりで ☆解決策を提示するのではなく、考えを深めさせ、一緒にそれを見つけ出せるような 声掛けをチームにしてみてください。

少し実践してみたら思っていたより難しかったので 皆さんも少しずつ試してみてください。

頑張っている人が評価される会社にしていきたいですね。