協力得て互いに気分よく!

皆さんこんにちは!

大阪の渡邉です。

半日インターンの方に、
「普段仕事をするうえで気を付けていることは何ですか?」
「成長したことは何ですか?」
と聞かれることが多いのですが、よく思うのは、
「相手がどんなふうに感じるか・どう伝えればことがより前進するか」を
考えて伝えるようになったことです。

これまでは「どうすれば分かりやすいか」と、
文面の分かりやすさばかりに拘っていました。

しかし、いくら分かりやすくても、
相手に「やろう」という意思を持ってもらえなければ、業務を進めることはできません。
SGはチームで仕事をしていますし、また、お客さんからの協力も不可欠だからです。

私は普段お客さんとはメールや電話で連絡を取ることが多いのですが、
お客さんも仕事や家庭等で時間の限られる中、
いかに1回の連絡で物事を前進させ、いかに互いに気分よく申請まで進めていくかは最も重要な課題です。

今のところ気を付けていることをあげてみると・・・

・お客さんのスケジュールや連絡の取りやすい時間を把握しておく
・スケジュールなどの細かい連絡・共有については電話で済ませず必ずメールで形に残す
・相手のしてほしいことは明確に
 (期限と依頼内容は色やフォントを変える等して、
 最低その部分だけ読めばすべきことが分かるようにする)
・急ぎや重要事項については、何故それが急ぎ・重要なのかも伝える
・相手に依頼したものが届かない場合は、
 何故それに時間がかかっているかを明らかにして対応方法を考える
・電話の時はある程度相手に話し方・話すスピードを合わせる
 (私は話すのがゆっくりな方なので相手の早さに合わせることが多いです。)

などなど、たぶん他にもありますがこんな感じです。

思っているほど相手には伝わらないことを前提に、
互いに気分よくしかもスムースに業務が進む方法、今後も模索していきます!

渡邉

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