カテゴリー別アーカイブ: 初鹿麻美

定時退社を習慣に!


結婚して以来、1年以上、定時退社を守り続けていますが、
どうすればできるのか、続けてきて見つけたヒントをご紹介します!

「意志を強く持とう!」

今日は定時で帰る!と朝一では思っていても、
上手くタスクが進まなかったり、予定していない他のタスクが横から入ってきたり…
といろんな原因があって結局帰れない。ってことありますよね?

そんな時は、当日中に必ずやらなきゃいけないタスクを最優先して、
それ以外は、思い切って翌日にやりましょう!目についても振り切ります。

このとき、必ずやらなきゃいけないタスクは午前中に一気に終わらせるを特に徹底しています!

横から入ってきた何かが人から頼まれたことなのであれば、
その人に今日はできません!宣言をします。
実際に私も、依頼された時点で「今日は無理だ〜!」と依頼主に伝えています。
そうすると、即日対応じゃなくて良いように周りが余裕を持って動いてくれるようになって、
依頼される人もする人も、ひいては顧客もみんなハッピーに!

ということで、当然のように思う方もいると思いますが、
タスクの優先順位付けをして、それを守る意志を強く持ちましょう!
18時半とか19時にプライベートの予定入れちゃうのも1つですよ!

キレイなデスクで気持ちよく☆

突然ですが、今の自分のデスク、キレイですか?
ドキッとした方いるんじゃないでしょうか?

私は常にデスク周りがキレイであることにこだわっています。
というのもキレイにしておくことで起こるのは良いことばかりだからなんです。
今までに感じたことをご紹介します!

①探し物をしなくて済む
この仕事をしているとどうしても紙の書類が増えますが、
常に片付いていれば「探す」という無駄な行動をする必要がなくなります。

②目の前がスッキリ!
スッキリ片付いていれば、クリアな頭で案件が進められます。
自ずと案件にかかる時間が短くなり、手元に持っておける案件も増えます。

③引き継ぎがしやすい
体調不良で休んでしまうこと、誰でもありますよね。
そんな時も、対象の書類がどこにあるかが分かっていれば引き継ぎしやすいし、された側の時間も無駄にならないんです!
お互いwin-winですよね!

と、こんな感じで良いことしかないんです^ ^

ここで、どうすればデスクがキレイな状態を維持できるのか、
私が一番効果があると思ってる方法をお伝えします。

それは…

「モノの住所を決める」

方法です!

どこに何を収納するか、が決まっていれば上の3つ間違いなく実感できます!

この時のコツとしてはファイリングの仕方は統一するに尽きます。
ファイルに入れる必要のあるもの、無いもののルールを決め、いらないものは捨てることも重要です。
ちょっと前に流行った、断捨離、仕事でも使いましょう!

みんなのデスクがキレイになれば、オフィスもキレイになります!
みんなで気持ちよく仕事が出来るように、お片付けしましょう!
まとまった時間が取れないなら朝の10分を使って少しずつやってみてくださいね!

先を見越した行動の身につけ方

こんにちは。
新宿本社の初鹿です。

今回は先を見越した行動の身につけ方についてのお話。

日ごろから新人のみんなに、今しようとしていること、もしくはしないことが、
その先でどんな結果をもたらすかを考えましょう、
というアドバイスをすることが多くあります。

それは、その先を考えて行動することのメリットとして、顧客満足度アップやクレーム回避があるからです。

ただ、ふと立ち止まって考えた時に、先を見越した行動の背景には過去の経験が欠かせないと気がつきました。

特に失敗とかミスとか強烈に自分の記憶に刻まれていることに対しては、
二度と同じ思いはしたくない!という気持ちでこの経験を踏まえた行動をしますよね。

もちろん成功体験も同じで、前回こうやって上手くいったから今回も同じように、
いやそれ以上で!とより上を目指した行動ができるんだと思います。

そりゃ、新人は経験値そのものをこれから積むんだから先を見越すことが難しい訳です。

なので、先を見越した行動のために、いろんな経験をしてほしいです!
その先に活かせれば失敗したっていいんです。

先輩としては、新人のみんなにたくさんの経験をしてもらうお手伝いをしていくこと、毎日意識していきます!

ストレスへの対処法

 

 

 

 

 

皆さん、こんにちは。
新宿本社の中嶋です!

仕事をする上で、誰しもストレスを感じる時ってありますよね。
今回はそのストレスにどう対処するか、についてお話しようと思います。

自分的には2つの対処法があると思っています。

1つ目は「放置する」

この方法のメリットは時間が経過すればストレスの種が消えるかもしれない、という点です。

反対に、ストレスを抱える時間が長くなる、また同じことが起きたときにまたストレスに感じるというデメリットもあります。

 

2つ目は「立ち向かう」

この方法だと、一時的に自分にかかる負荷は、放置しているときよりも重くなるというデメリットがあります。

ただ、ストレスを抱える時間が短くなり、同じことが起きたときに上手に対処できるようになると思います。

私は自分の中で一番大きなストレスの種を取り除くために2番目を選択しようと思います!

ストレスの種類によってどちらを選択するか変わってくると思いますが、
皆さんのストレスフリーな生活を送れるよう、参考にしてみてください!

ミスをすること

 

 

 

 

 

こんにちは!新宿オフィスの中嶋です!

私は普段ビザチームの決裁者としてのお仕事もしていますが、

ミスを発見するのも決裁者の1つの役割です。

 

もちろん、どんなミスがどんな時に起こっているのか、人によって傾向が違うので、

その点にも注目していますが、

それだけではなく、ミスを起こしたその後の方に注目しています。

というのも、ミスをしたら一度で直る人と直らない人がいるからです。

 

観察していて気が付いたのは、一度で直らない人は、

目の前の案件を終わらせることに集中して、

指摘された点を単純作業的に修正し納品できればOK!という思考を持っていると思います。

 

逆に、一度で直る人は、どのような点を指摘されたかということについて考え、

「恥ずかしい」とか「悔しい」という気持ちを少なからず抱いているので

その気持ちを次にいかしてミスを防ぐことが出来ると思います。

 

あるビザチームのメンバーが、1つのミスに対して私も驚くくらい

「恥ずかしい」、「悔しい」と声に出して気持ちをあらわにしているのを見て

きっとこのメンバーは同じようなミスは二度としないだろうな、と感じました。

 

日々忙しく過ごす中で、自分がミスに対して、どのような気持ち持っていて

同じような思いをしないためにはどうすればいいか、と考える機会を作ってみるのもたまには必要なのではないかと思います!!

 

 

表情

 

 

 

 

日々色々な法改正などが起きていますが、ビザ業務をメインで担当している私にとっては、
4月末の「高度人材」のポイント表の改訂と「永住」の要件緩和はとても印象的でした。

2020年のオリンピックにむけて、ビザについてのさらなる改正がされるのではないかなーと
思うので、きちんと正しい情報を掴んで案内していかなければ!と思います。

さて、最近朝の3分間スピーチを聞いていて話し手の表情が気になるようになってきました。

 

話し手が楽しそうな表情を浮かべて話していると、
それだけでスピーチへの興味がグッと高まります。

逆に硬い表情で原稿を読むように話していると、
聞く気がちょっと減ってしまいます。

 

人前に出て話すのって緊張することなので、これまで自分自身も後者の状況に陥ってしまうことがありました。

入社したての時の面談では緊張で表情も強張り、覚えたことをとりあえずすべて並べてしまっていたため、なかなか受任に繋がらない経験をしましたが、知識や経験を積み「自分の言葉で」話せるようになってから、表情も和らぎ状況は好転しました。

スピーチにしても面談にしても、きっとこの「自分の言葉で」というのが良い表情を生み出すためにはとっても大切なんだと思います。

当たり前のことですが、これを意識して話すかどうかで、チャンスや成長のきっかけをつかめるか逃してしまうかの大きな差につながると思うので、今後も実践し続けます!

コミュニケーションの取り方

 

 

 

 

先日、新宿オフィスのメンバー4人で新年度の懇親会をしました!

メンバーはくじ引きで決められたのですが、私のチームは全員女子だったので、
女子会要素の強めな楽しい会になりました!

懇親会の後には、あみだくじで決めた相手に合う本をプレゼントすることになり、
私は「相手を変える習慣力」という本をいただきました。

まだ全部読み切っていないのですが、ちょうど自分で買って読んでいた
「NVC(Nonviolent Communication)」についての本と繋がる部分があって、
両方読み切ったら一皮むけるのではないかとワクワクしています!

ちなみに、NVCのコミュニケーションでは「自分の抱く感情に気づく」ために
「感情」を説明するいろいろな言葉が紹介されていたのですが、
「~と感じる」というのは感情の説明にはならない、という記載があって、
これまで良く使ってしまっていたことに気が付きました。

自分の感情に気づくことがNVCを身に着ける一つの重要なポイントのようなので、これからは「感情」を意識してコミュニケーションに活かしていこうと思います。

インターン生から学んだこと

 

 

 

 

先日は2回目の仙台入国管理局に行ってきました!

前に行ったときは最寄り駅から入国管理局まであまり人とすれ違わず、
さみしい感じだったのですが、今回は春休み期間中ということもあり、
校庭で部活の練習をしている中学生がいたりしてすこしにぎやかでした。

桜はまだ咲いていませんでしたが、芽がふっくらしていて
あと1週間くらい後に来ていたら咲いていたのかもなーと考えながら歩いていました。

 

さて、ここのところインターン生がSGに来ることが多いですが、
与えられた「先輩社員の能力を引き出そう」というミッションの先輩社員として
連続して選ばれています。すでに3回選んでもらっているのですが、
毎回違う理由で選出されているのが面白いです。

1回目はどちらかというとネガティブな理由、
2回目は優しそう、3回目は直感でとのこと。

ミッションに取り組んだ結果の発表内容も三者三様で、
「自分」という人間を異なる角度から見る良いきっかけになっています。

一番最近では、私自身が知っている自分と私が知らない自分を比較し、
能力を引き出すための方法を発表してもらいましたが、
発表時には特に注目されなかった

「顔に出やすい」

というワードが心に残りました。

実はこれは自分でも認識しているポイントなんです。

小学生の時に通っていた塾の先生から、
私が明らかに説明を理解していない表情をしていたことを指摘されたことがあります。

それ以来、嘘をつくと顔に出たり、恥ずかしいとすぐに顔が真っ赤になったりと、
比較的顔に出やすいタイプであるということは理解していました。

しかし、社会人になり、改めて周りから指摘されると、
「顔に出やすい」も違った聞こえ方がします。

おそらく、それを私の特徴として挙げた方は、日ごろ業務をしている時の私の表情を見てネガティブにとらえたのではないかと思います。

表情一つが人に与える影響って大きいんだな。と実感するとともに、ポジティブな感情からくる表情は全面に出し、ネガティブから来る表情は控え目にしていこうと思いました。

インターン生の対応って忙しいと大変だったりしますが、
自分を見つめなおす良いきっかけにもなると思うので、
皆さんもあえて選ばれにいってみてはいかがでしょうか?

自分のイメージ

 

 

 

 

 

以前から、自分の思う自分のイメージと、
周りが思う私のイメージの差に戸惑うことがあります。

戸惑うと同時に、みんなの思う私のイメージを裏切ってはいけない!
と自ら寄せにいっていました。

しかし、やっぱり本来の自分を根本から変えることは出来ず、
差は埋まらない状態でした。

どうして、差があることに違和感を感じるのか、と考えたとき、
自分が「周りの意見」を気にし過ぎているためだということが分かりました。

なぜ周りが気になってしまうのか、
それってきっと自分に自信が無いからなんだろうと思います。

ビザ業務でも得意分野については自信があるため、
周りの意見はそんなに気にならない気がします。

どうしたら、自分に自信を持てるのか、
極端かもしれませんが、私の結論は「外国人を真似る」ことです。

日本って特に「周りと一緒じゃないと!」という感覚の人が多いと思います。

良く言えば協調性がありますが、悪く言うと「自分が無い」ような、、、

既に社内では「強い人」と思われているようですが、
内心いつもビクビクしていました。

これからは心をもっと強くして、言い方はかなり悪いですが「so what?」精神で取り組んでいこうと思います!

仙台入国管理局に行ってきました!

先日、仙台入国管理局まで出張申請に行ってきました。

初めての東京以外の入国管理局だったので、新幹線に乗るところから緊張しました。

東京から仙台に向かい、そこから在来線、仙石線に乗り換えて宮城野原駅で下車します。
(もしかしたら榴ヶ岡駅下車の選択肢もありだったかもしれません)

写真は宮城野原駅。
楽天イーグルスに何らかの関係があるようでこのような仕様になっていました。

駅からは徒歩で10分くらい。
東京入管のイメージしかなかったので、建物のコンパクトさにまず驚きました!

中に入ると相談コーナーみたいなカウンターと、受付カウンターのみ。
申請しに来たと思われる人も私をいれて4人だけでした。

すぐに書類を提出し待っていると、1人の申請人が受付カウンターの方へ
ニコニコしながら向かって行きました。

ちょっと気になったので受付の方とのやりとりの様子を見ていたら、
どうやら何度か顔を合わせているようで、

「お仕事決まったんですね!」

と受付の方。

絶対に東京入管では見ない光景で、心がホッコリしました。

業務に追われて、その人の人生に目をやることなんてしていませんでしたが、
その受付の方の対応を見て、業務のスピードはそのまま、でも暖かい対応の出来る人になりたいな、と感じました。

特に「行政書士」という仕事柄、堅苦しいイメージを持たれていると思います。
顔を合わせた人からはもちろん、電話だけで話した人からも、
柔らかいイメージを抱いてもらえるように日々努めていこうと思い直しました。

ちなみに申請は無事受理され、結果を待つのみです!

香港に行ってきました!

 

 

 

 

12月の3連休を使って香港に行ってきました!

最大の目的は香港ディズニーランドに行くこと。

 

深夜に到着する便で行ったので、睡眠時間は3時間の状態で臨みましたが、
アメリカのディズニーランドみたいにものすごく広い訳ではなく、
良い意味で狭く、空いていたので、アトラクションもほぼすべて制覇し楽しめました♪

自由に使える時間は1日半だけだったので、駆け足で回りヘトヘトになりましたが
とってもいい思い出になりました!

もちろん出入国をするには空港を通るのですが、初めての国に入国する時のドキドキ感は
何回旅行をしても変わらないなーと感じました。

普段ビザ業務を行っていて、日本で新生活を始める方のお手伝いをしていますが、
その人たちがどんな気持ちで入国してきているか考えたこともありませんでした。

緊張している人や、これからの生活が待ち遠しくてワクワクしている人、様々かと思います。

そんな人たちが日本に来て安心して生活をするためのお手伝いを出来ていることを誇らしく思いながら、イミグレーションで審査を受けました。

香港での思い出だけでなく、自分が行政書士の資格取得を目指した頃の初心を思い出し、
これからの業務の励みになる経験が出来た良い旅でした!

ちなみに、日本の空港の入国の際のイミグレーションには、

「日本人、特別永住者」

「観光客」

「再入国」

のレーンがありましたが、「再入国」のレーンには一人も並んでいなくて、
普段の業務から考えるとなんとなく意外な気がしました。

また旅行に行く機会があったらその国のイミグレーションをじっくり観察してこようと思います!

相手の求めるものを引き出す

日頃から問い合わせの電話に対応していて、
初めから目的が明確な人、そうではない人がいるなーと感じることがあります。

前者であれば、相手にとっての目的(ゴール)が分かっているのでそこにたどり着くための具体的なアドバイスやサポートができます。

一方、後者の場合は見かけのゴールは伝わっても、

本当の目的は別の所にあったりして、探らないと分からない状態です。

例えば、「永住権を取りたいです」という問い合わせって良くあると思います。

これだけ聞くと、要件を満たしているかの確認から始めたらいいと思ってしまいます。

ただ、実際に要件の確認をしていくとご本人でも色々調べて、
ある程度要件を把握しているケースが良くあります。

そういうケースのときの多くが、調べた要件を満たしているのか不安な所がある、

過去に不許可になっている等、裏に隠れた質問があるように感じています。

その隠れた質問が表に出てくるまでひたすら要件確認をしていたとしたら、

5分くらいは相手の時間も自分の時間もロスしているということ…もったいない!

ということで、問い合わせが来た時のこちらからの応対として、
どんなものが望ましいのかなーと考えたところ、

「既にご自身で要件は確認されてますか?」

と聞けば、相手が今どのポイントに立って電話してきたのか
分かるのではないかという結論に至りました。

既に何回か試していますが、結構効果的と感じています!
もう自分の中で決まった対応方法を持っている方もいるかもしれませんが、
良かったら試してみてください!