投稿者: shigyo_user

仕事を先取りする



サッカーでは、「ボールのある場所に向かっていはいけない。
ボールが向かう場所に先回りしろ」と言われます。

つまり、ボールがある場所に走るのでは追いつかない。
ボールが向かう場所を予測し、走りこむことで、ようやく間に合う。

最近は「仕事」もこのサッカーの例え話と同じだと実感しています。

この仕事を始めて間もないのですが、
慣れていない私が目の前の仕事にいきなり取り掛かると、
次から次へやってくる仕事に忙殺され、
「仕事に追われる」という状態になってしまいます。

そこで、特に意識しているのは、「仕事を先取り」すること。

例えば、顧客との面談の前に面談を綿密にイメージしたり、
事務作業をする際は、全体像を掴み、段取りを組んでから取り掛かる。

そうすることで、ようやく先手を打つことに「間に合う」。

「仕事を先取りする」


このことの重要性を実感しています。

とはいっても、未熟な私には「仕事の先取り」が
出来ていないことが多いのも事実です。


しかし、「仕事の先取り」を意識し始めたせいか、
それが出来ていない時はどれだけドタバタしてしまうかが、
自分でわかるようになったのも事実です。


もしかしたら、それに気づくことも、
一つの小さな成長なのかもしれません。


標準化と差別化

先日、インターン(職場体験)に来てくれた学生とミーティングしているときに、

気付いたことがある。

 
学生の指摘はこうだ。

当社の採用ページは情報量が多すぎて、すべてチェックするには負担が大きい。

他の会社のように、情報を絞って、公開するのがいい。

 
一理ある指摘だ。

そして、私はこう答えた。

標準化の方向に注力するのは、差別化を捨てることになる。

常に標準化が正しいわけでも、差別化が正しいわけでもない。

標準化と差別化のどちらがその場に適しているかを考えて、戦略的に判断する必要がある。

 
学生に説明しながら、自分ができているか自信がなくなってきた。

惰性で判断していないか?

安易に前例を踏襲していないか?

自分の頭を使って戦略的に考えているか?

 
当社の標準化ポイントは、

仕事の流れ、書類の作成の仕方、時間管理など多岐に渡る。

基本行動はすべて標準化して、効率化を図っている。

 
反対に、差別化ポイントは、

業務スピード、ホスピタリティ、人材の採用・育成だ。

改めて挙げてみると、たったの3つしかない。

 
この3つは、徹底的に差別化を図りたい。

他の会社が、真似できないところまで到達したい。

真似したくもないと言われるところまでやりきりたい。

それが会社の存在価値で、未来に続いていく要素になるからだ。

 
 
 

思考は現実を変える


 
昨日、親知らずを抜きました。

20歳の時に、横向きに生えていることが分かったものの、

「これは大変なんで、抜かないといけなくなるまでそっとしておきましょう」

という歯医者さんのアドバイス通り、気にしないようにしてきました。

ところが、4半世紀後、とうとう磨けない隙間に虫歯ができて、

抜歯することになりました。

 
この歯の抜歯の大変さは、覚悟していたものの、

1時間に渡る格闘の末、最後はバキッと音がして、ようやく抜けました。

歯医者さんは、削ったり、グリグリ引っ張ったり、大きなため息をついたり、

インターバル休憩を取ったりと本当に大変そうでした。

 
その際、実は私もひとつのチャレンジをしていました。

「痛くない」と思い続けること!

 
「痛くないですか?」

「大丈夫ですか?」

と聞かれても、「痛くない」と言い続けました。

 
これまでの経験からすると、かなり痛い状態でしたが、

痛くないと思い続けることで、現実は「痛くない手術」になりました。

 
自分の思考次第で、現実は変えられる!

これからの教訓にしたい。

 

「思考に気をつけなさい」



マザー・テレサの言葉です。
 
思考に気をつけなさい、それはいつか言葉になるから

言葉に気をつけなさい、それはいつか行動になるから

行動に気をつけなさい、それはいつか習慣になるから

習慣に気をつけなさい、それはいつか性格になるから

性格に気をつけなさい、それはいつか運命になるから

 
昨日、大阪オフィスのメンバーとMTGで共有しました。

みんなであれこれ考えるうちに、この言葉の重みを改めて感じることができました。

 
出だしのフレーズ、「思考に気をつけなさい」

悪循環のスタートとして、自分の思考に警鐘を鳴らしています。

「嫌だ」 「無理だ」 「理不尽だ」 「つまらない」

自然と沸き起こってしまうネガティブな思考や感情を押し殺すのではなく、

注意して取り扱いなさいと教えています。

 
私たちは、子供の頃から

「そんなことを言ってはダメだ」 「こんなことをしてはダメだ」

と多くの人に教えられてきました。

つまり、発言や行動を禁止されてきました。

 
ところが、マザー・テレサは、その前段階の「思考」に着目し、

なおかつ、それを禁止するのではなく、自分でコントロールしなさいと教えています。

 
何を発言するかが、自分の自由であり、自分の意思で行えるものであるように、

どう考えるか、どう捉えるかも、自分の自由であり、

自分でコントロールできるものだと考えさせられます。

 
 

頑張るときと休養するときの見極め


鈴木です。

心や身体の健康について、いろいろな本を読みながら、考えています。

私自身、大学入学時に腎臓病が見つかり、

それまでの生活に大きなストレスが掛かっていたことを医師に指摘され、

それ以来、生活習慣や思考を変えるようにしてきました。

 
自分では、無理と感じていなくても、

心や身体が悲鳴を上げることはよくあることで、

そんな状況にならないように、どう予防したらいいのかというのが今のテーマです。

 
困難な状況に直面したときに、

ビジネス系の本では、「どんなことも努力で乗り越えろ」的な発想をしていて、

医学系の本では、「まずは休養をとれ」と教えています。

 
どちらも極端な解決法に感じています。

ビジネス的な発想で、行動すると、

努力で乗り越えられるときもあるけど、

乗り越えらなかったときのダメージは予想以上に大きく、

身体を壊してしまうなど、致命的な失敗となってしまうことがあります。

 
逆に、困難なことが起こるたびに、休養をとっているようでは、

年齢相応の成長が望めず、充分な収入を得ることができなくなったり、

会社や社会から必要とされなくなってしまい、

中長期的には、より大きな困難に見舞われることになるでしょう。

 
つまり、どんなときに、困難を乗り越えるべく最大限の努力をし、

どんなときに、そのことから離れて、休養をとることが適切なのか

を見極める必要があります。

 
見極めが難しいのは、どちらを選ぶのが適切なのか、

本人自身が客観的な判断ができないことでしょう。

 
常に「頑張れ」という人でもなく、常に「無理するな」という人でもなく、

どちらの極端な意見にも偏っていないバランスのいい人を見つけて、

状況に応じたアドバイスをもらうことが一助になるように思います。

 
 

行政書士の将来性


行政書士の将来性については、

両極端なほど、大きく離れた2つの見方がある。

 
ひとつは、「食えない」「過当競争」「仕事がない」といった

悲観的な論調だ。

新人行政書士たちが、仕事を取るのに苦労しているのはよく知っているし、

一定の競争があって、差別化していかないと依頼を受けることが難しいという現状は、

その通りだ。

 
もうひとつは、「業務の幅が広い」「国際化の波に乗れる」「専門性を活かせる」

といった将来が明るいという論調だ。

私の身近にいる行政書士は、こちらの感覚が主流になっているように思う。

私もこの感覚を持つ一人なので、その根拠を含めて論じたい。

 
まず他の業界と比べて有利な点を列挙してみる。

 
■専門家に任せようというトレンドがある

昔は、中堅規模以上の会社には、経理部、人事部、宣伝部、システム部、総務部、法務部なんかがあって、細分化された部内で、多くの業務をこなしていた。

会社によっていは、財務部、購買部、採用部、広報部、企画部とかもあったから、

社内の業務を知るだけでも大変なくらい会社は社会の縮図のようになっていた。

業務は、基本的に社内で行い、どうしても社内でこなせない業務のみを社外へ外注していた。

ところが、時代は変わり、会社はすべての業務を抱え込むことの非効率性に気づき、

優秀な人材だけを本業に集中的に投入するという戦略を採るようになった。

今から見ると、当たり前のようだが、会社組織のあり方が変わった。

以来、できるだけ社外に依頼して、変動費化しようという試みが続いている。

行政書士は、許認可の専門家であるが、許認可を管理する業務についても、法務部や総務部ですべて引き受けるのではなく、社内で行うべき経営判断や最低限の管理を除いて、

社外の専門家を活用しようというトレンドがある。

 
 
■強力な競争相手がいない

コンサルティング業務やアウトソーシング業務は、多くの会社が事業として取り組んでいるため、一般的には、過当競争に陥りやすいが、

行政書士業務は、株式会社は参入はできなくて、

行政書士事務所または行政書士法人として業務を行わないといけないため、

かなり参入障壁が高い。

また、国家資格も必要で、法律系の資格としては、比較的難易度が低いものの、合格率は1割前後で推移しているので、たやすくは資格を取ることはできない。

現在、全国に行政書士は、45,000人いるが、法人組織となっているのは200社程度しかなく、個人経営やそれに準ずる経営母体が主流で、会社経営として取り組んでいるのはごく一部に限られる。

 
■潜在的な市場が大きい

日本全国の会社が、行政向けの手続きに要する人件費の合計をざくっと計算してみた。

就業者の平均賃金は、400万円

就業者が、業務時間の平均1%を行政手続きに充てていると仮定。

(営業マンや総務担当者などをすべての職種を平均して)

就業者は、全国で6000万人

400万円×1%×6000万人=2.4兆円

このうち、簡易な手続きなどを除いて、行政書士という専門家が受任できる範囲が1割とすると、

2.4兆円×1割=2,400億円

かなり低く見積もっても、国内だけでも巨大市場がある。

 
■国際化は追い風になる

許認可を扱う専門家にとって、国際化は歓迎される。

例えば、A社が、国内だけから、中国、韓国へと海外展開したとすると、

関係する許認可の数は、3倍になる。

許認可は、基本的に各国で独自に定められていて、

その国で事業をするには、その国の許認可が必要になるからだ。

これは、日本に進出してくる海外企業にとっても同様で、

日本で事業展開するには、海外企業にとっては分かりにくい日本の許認可が必要となる。

今後、ますます日本企業と外資系企業が入り乱れての競争になっていくので、

業務範囲は数倍に広がっていくと考えられる。

 
 
 

残業を減らす方法


当社は、数年前から残業の削減に取り組み、

かなり大幅な削減ができた。

 
数年前の当時は、21時頃まで仕事している人も結構いたが、

現在では、18時定時でさくっと帰る人もいるし、

19時くらいには、ほとんどの社員は社内に残っていない。

 
私個人も、プライベートの用事のために、

18時か18時半に会社を出るようにしている。

 
かなり多くの試行錯誤をしてきたので、忘れてしまう前に

成功した取り組みと失敗した取り組みをまとめておきたいと思う。

 
失敗した取り組み

一方的に電気を消すような強制的な対応。

業務の遂行に支障が出てしまい、継続ができない。

仕事せずにダラダラ残業しているような職場にしか適していないように思う。

当社の場合は、売上がガクンと落ちて、短期的に危機に陥った。

 
成功した取り組み

社員各人の趣味や家族に興味を持ち、

プライベートが充実するように促進すること。

プライベートの充実が仕事にも良い影響をもたらすことを説明した。

 
失敗した取り組み

オフィス全体で、目標を決めて取り組むこと。

効果的なはずと自信を持ってスタートしたが、機能しなかった。

業務量の多さやその人の仕事の進め方などに、大きな開きがあり、

全員で進めることで、結果として、最も遅い人に合わせるようになってしまった。

 
成功した取り組み

人事評価の項目に「長時間労働の防止」を入れたこと。

会社の方針が明確になり、一部の社員が積極的に取り組むようになった。

残業しなくて業績がいい人がモデルとなって、自然と引っ張ってくれた。

 
失敗した取り組み

新人に残業しないことだけを伝えたこと。

業務の責任感を持たないまま、残業しないことを優先した結果、

仕事はあまりしないで早く帰ることに注力する社員が出てきた。

仕事をしっかりすることと時間通りで終わらせることの両立ができなかった。

 
成功した取り組み

業務の見える化を行ったこと。

各人がどんな業務を行っているかをチーム全員が分かるようにしたことで、

業務過多のときの分担がスムーズになった。

 
成功した取り組み

タイムテーブルを用いたタイムマネジメント

業務報告に自分のタイムテーブルを記載し、

自己管理のタイムマネジメントをするようにしたことで、

業務遂行にメリハリができ、過度に長時間かけるような業務が削減された。

 
成功した取り組み

社内ミーティングを夕方前に行うようにしたこと。

夕方以降のミーティングでは、決定事項の即日対応のために遅くなる傾向があったが、

それが解消された。

 

中学生のやる気

鈴木です。

中3になった長女の話です。

教科の担当教師が公表される時期で、

国語の担当教師は、20代女性、30代男性、60代女性の3名のうちの誰かになるということで、

クラスメートのなかで話題になっていたという。

 
第一希望は、ほとんど怒らない20代女性教師で、

せめて30代男性教師ということだったが、

結果は、今年から転任してきた非常勤講師の60代女性教師となった。

厳しそうだと、ガッカリしているクラスメートたち。

 
1回目の年配女性教師の国語の授業が始まって、雰囲気ががらりと変わったという。

普段の授業では寝ている人も、下を向いて手遊びしている人も

前を向いて、授業に集中しだした。

 
まず、先生は成績の付け方を説明したという。

「テストで高い点数を取る人も、低い点数を取る人もいるが、

誰一人として寝たりすることなく、授業は全員がこ~んなまじめに聞いている。」

 
「成績は点数ではつけない。点数が高くても低くても、“直し”をちゃんとしたかでつける。」

 
見た目も地味で、冗談もまったく言わない教師が、

中学生の信任を得たという。

 
長女がひとしきり説明してから、改めて感心して、独り言のように呟いた。

「みんな国語の成績が伸びそうやな~」

 

採用活動


2016卒の新卒採用も本格的になってきて、

採用面接をしたり、職場体験を受け入れたりと学生と面談することが多くなってきました。

 
数年前は、能力が高い人や考えが合う人を中心に選んできましたが、

最近は能力が高い人という基準がどうでも良くなってきました。

 
入社してから分かるのは、入社時の能力の高さは、入社後の成長の度合いと比較すると、

重要じゃないっていうことです。

 
100を1人前とすると、10で入ってくるか、20で入ってくるかの違いって感じですかね。

たま~に50くらいの人もいますが、変に完成されていて、伸びなさそうに見えたりします。

 
そういえば、面接ごとに評価点をつけたりすることもなくなり、

評価は面接担当者が履歴書にメモしたものだけになりました。

まあ、それも判読不明なものも多いので、十分機能していません。

自分でこう振返っても、やけに適当な採用活動のように感じますね。

 
実は、あまり「選ぶ」とか「考える」という選考はしていないんです。

その学生にとって、ベストな選択をしてもらうことに重点を置いています。

だから、できるだけオープンに会社のことを知ってもらい、

多くの社員に質問してもらったり、

聞きにくいことを聞いてもらったりしています。

 
自分達の会社が、ほとんどの学生にとって、最も良い会社であるわけがなく、

うちに入社することはベストな選択ではありません。

世の中にたまにいてる「うちに合う人」に当社を選んでもらう活動が採用です。


   

なぜ勉強するのか?

毎晩、中2の長女といろいろな話をしている。

生徒会の話、先生の話、成績、部活、オーケストラ、進路、ボーイフレンド、不登校の友達など話題は尽きない。

私の会社の話や社会問題などに話が及ぶこともある。

 
子供との会話のなかでは、多くの学びがあり、

当たり前と思っていたことがおかしいと気づくことがある。

 
そのひとつが、この言葉だ。

「今頑張っていたほうが、将来楽だから」

 
なぜ勉強するのか?

なぜ今頑張る必要があるのか?

という子供の疑問に答える親の回答例だ。

 
わが子も含め、子供たちを見ていると、

「将来楽したい」という子供はほとんどいない。

楽したいと思っているのは、疲れてしまった親世代で、

子供たちは、常に挑戦したいと思っている。

 
「挑戦したい」と思っている子供に「楽できるよ」という話は、

まったく魅力的でないだけでなく、

そのモチベーションを下げる効果をもたらす。

 
「楽なんかしたくない」「楽を求める大人になんてなりたくない」

という子供の声が聞こえてくるようだ。

 
親は子供の人生を考え、アドバイスするときに、

自分の今の価値観を軸に考えるのではなく、

子供の価値観で、考える必要があるように感じる。

     
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