タイムマネジメントで戦略を立てる
投稿日：2019年8月2日
仕事の効率ＵＰに欠かせないのが、「タイムマネジメント」です。
タイムマネジメントとは、単なる時間管理ではありません。
限られた勤務時間で効率よく仕事をする為には欠かせない
戦略の一つです。
☑ タスクの洗い出しは出来てますか？
「案件が発生したら・・・」
●案件をタスクに分解する習慣を身につけ、必要なタスクを全て洗い出しましょう。
・初動から完了までに必要なタスクを時系列で洗い出す（書き出す）！
・大きなタスクに付随した小さなタスクも忘れずに！
「業務の全般で・・・」
●お客様との約束、先輩との約束、チームでの話し合いの中、自分のタスクをしっかりキャッチしましょう。
小さなタスクも漏れなく拾えば、大きな信頼が得られます。
●その場で対応できないタスクは、必ず「見える化（書き出し）」しましょう。
記憶力だけの管理では、「無理」と「無駄」が生じます。
☑ スケジュール管理は出来てますか？
●アポや期日などの予定は、すぐにスケジュール表に入れましょう。
●洗い出した（書き出した）タスクを、無理なく、無駄なく、スケジュール表に落とし込みましょう。
・自分で管理しやすいルールを作る！
（例）数時間以内にすることは付箋に書いて見える所に貼る、
今日中にやることはエクセルのタイムマネジメント表に入れ込む、
数日中にやることは対応日を決めてスケジュール表に落とし込む、
まだまだ先の案件も、確認日や初動日を決めてスケジュール表に落とし込むetc…
・タスクの時間は、目標時間ではなく、確実な見込み時間で落とし込む！
・急なアポ、急ぎの仕事が発生する可能性を踏まえて、タスクを詰め込み過ぎない！
●タスクのゴールは明確にしましょう。
・スケジュールに入れるタスクは、自分の手から離れるまで、コマが次に進むまで、をゴールに設定します。
（例）下の表の「ＯＫ」のようなゴールに設定する。
| N G | O K |
| ・〇〇について調べる ・必要書類を洗い出す ・申請書を作る ・〇〇を依頼 | ・〇〇について調べて先方への案内メールを作り、決裁にあげる ・〇〇を作り誰々にダブルチェックを依頼する ・申請書を修正して決裁にあげる ・誰々に〇〇を頼み、いつまでにチーム内に報告してもらう |
●消し込めなかったタスクは必ずリスケして、引き続き、
しっかり管理していきましょう。
☑ 時間リソース（資源）管理は出来てますか？
＜勤務時間＝週40時間＞
タスクをスケジュールに落とし込んだとき、リソースは足りてますか？
● 期限内に終わらなそうなタスクがあったら、早期発見して、先手を打ちましょう！
「依頼」「相談」というタスクに替えて、スケジュールに落とし込む！
※適切なリソース管理も、タイムマネジメントの成果に欠かせません。
・在宅さん、短時間パートさんとのスムーズな連携や、チームワークを武器にしましょう！
・問題点があったら、すぐに最適者に相談しましょう！