簡潔に伝える

こんにちは!
大阪支店の渡邉です。

 

早速ですが、
論理的な文章や説明をするにはどうすれば良いのでしょう。

 

自分の頭の中で整理されていない事柄や複雑な状況を人に説明しようとすると、
話要点があやふやになり、必死に長々と説明した挙句、
「で、結局私はどうすれば良いですか??」と悲しい結果に終わることもあります。

 

そのような経験を経て、私なりに意識するようになったことは、
①~③の内容を明確化して順番に伝えるということです。

 

①要件

「~についてなんですが、」と話のテーマやタイトルから相手に伝える。
話の重要性と緊急度は最初の段階で相手に伝えたいです。
相手がどんな心構えで話しを聞いていればよいか判断ができます。
もしも相手が忙しくてそれどころじゃなかった場合、
「その話、〇〇が終わってからでも良いかな?」と、時間の調整を行うこともできます。

 

②結論

①の「~についてなんですが、」の次に、
「~のように進めようと考えているのですが良いですか?」等、
一番伝えたいことは何か、 相手に何を判断してもらいたいのか、 を伝える。

 

③理由

そしてその次に「何故なら~だからです。」のように理由部分や補足情報を伝える。
②の「~のように進めようと考えている」理由や、相手にしてもらいたいことはいつ
までに必要かです。

 

特に電話で複雑な状況を説明しようとするとき程、私は簡単にメモにまとめておいたり、
後追いで送ろうとしているメール文を先にまとめたりして、
それを見ながら話すようにしています。

 

相手の顔や相手の置かれている状況が分からないとき程、
その方が互いの時間や気持ちを大事にできると思います。
この頃コロナウィルスの影響で人と対面で話す機会が減った分、
久しぶりに話すと話し方が下手になった気がするので(笑)
改めて意識したいです!

 

渡邉

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