長期不在時の引き継ぎのポイント~ウィーン・ブタペストに行ってきました~

こんにちは。秋葉原支店の熊野です。

先週1週間、お休みをいただき、ウィーンとブタペストに行ってきました!

その間、チームメンバーやオフィスの方々に、緊急対応をお願いすることなく、無事終えられたので、そのコツを紹介します!

①1週間不在であることを、1ヶ月前くらいから社内外に周知して、それに合わせてもらう

1週間お休みをいただくことが決まってから、社内向けには、事あるごとに旅行の話をしたり、日報で発信したりして、自分の不在をアピールしました笑

休んで申し訳ないというよりは、「旅行楽しみです!いない間よろしくお願いします!」と、堂々としてました。

お客さんにも、たくさん協力してもらいました。

案件を受任した時点で、1週間いないので、その前までに書類くださいと伝えました。(受任通知書にも書きました!!)

メールを送る際にも、不在前までにヒアリング返してくださいと調整をお願いしました。

万が一、不在時に連絡をもらう場合は、必ず受任担当者もCCに入れるように、と伝えました。

②自分以外の人と常にその案件の流れや進捗を共有する体制に

自分1人で案件を進めるのではなく、実務担当者と受任担当者と、案件の進捗をなるべく共有し、自分がいなくても案件がまわる体制を4か月くらいかけて作りました。

(実務担当者が非常に優秀だからできた・・・という要素もありそうですが)

なので、引き継ぐといっても、いつものお客さんの業務が少し増えたり、催促する人がいない程度だったので、スムーズに進めてもらえました。

③引き継ぎ事項は不在1週間前から案件ごとに行う。不在時に発生しうる対応を明確にしておく。

前日に引き継いでも、抜け漏れが発生し、絶対にうまくいきません。

なので、1週間前くらいから、各案件ごとに引き継ぎ事項をスプレッドシートにまとめ、進捗や不在時に発生しうる対応や記録・共有しました。

その結果、想定外の対応が必要になることがありませんでした。

④自分の代わりにやってもらう業務はなるべくなしにする。

基本的に、自分の代わりにやってもらう管理担当としての業務の引継ぎは、急ぎ案件以外はなしにしました。

それを引き継いでも、社内の手間が増えて、お客さんも混乱を招くだけだな・・・と。

なので、私の不在中は、お客さんに書類を集めてもらう期間にしたり、押印対応の期間にしたりして、なるべくこちらのボールにならないように調整しました。

こうして、1年前は忙しすぎて考えられなかった、海外旅行に行けて、ほんとにうれしかったです。

皆様ご協力いただきありがとうございました。
他の方もぜひ、旅行行ってきてください。
リフレッシュにもなるし、仕事の仕方や体制を見直すきっかけになりますよ。
来年もどこかにいけますように・・・

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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