タイムマネジメント研修

 

 

こんにちは。
名古屋支店の見取です。
朝MTGにてタイムマネジメントについての研修を行いました。
タイムマネジメントって普段の生活だとあまり意識しないと思いますが、
ワークスタイルにかかせない能力だと思います。

タイムマネジメントとは、その名の通り「時間管理」が目的です。
基本となるのは1日で「するべきこと」に対する時間配分。

1日の予定のなかにはアポや会議(MTG)などが挙げられますが、実際の「するべきこと」を
考えたときにスケジュール表に書き込まれている仕事以外に多くのタスクがあります。
例えば、会議の議事録作成、アポの下準備、書類作成、メール返信などなど。

特に時間がかかっている感覚がなくても、時間管理が十分でないとワークスタイルの中に
悪循環が生じてしまい、常に時間に追われる生活になってしまいます。

以下は書籍などでもよく取り上げられている内容ですが、今回の朝MTGで取り上げた
タイムマネジメントの方法、コツ、注意点の3つに着目して記載します。

タイムマネジメントで自身のワークスタイルを分析し、
優先順位や効率性を意識していきましょう!

<マネジメントの方法>
①タスクの洗い出し(会議、アポ、書類作成等、予想される業務をToDoリストへまとめる)
②仕事の仕分け(重要度、緊急性の高い仕事を見分けて着手するようにする)

<タイムマネジメントのコツ>
①達成目標の数値化
(例:書類作成時に「書類を完成させる!」ではなく、「5pまで終わらせる」等)
②締切を近日に(期日が設定されているものは前倒し。期日がないものは締切を設定する)
③優先順位の高いタスクを午前中に片付ける(午前中は脳が最も活性化する時間帯)
④簡単にできるものから片付ける
(なかなか仕事に取り組めない場合には、難易度の低い簡易な業務から片付けるのが効果的)
⑤目標は「限界より少し上」を設定
(例:書類作成で20分かかっていたら、15分に設定するなど)

<スケジュール作成時の注意点>
①無理のないスケジュール作成
②大きな仕事は分割して取り組む
③目標をプロセスではなく、結果として設定する
④すぐできることを先延ばしにしない
⑤主観的な目標ではなく、客観的な目標を立てる
(達成不可能な目標では意味がないので、他人に見てもらって客観的な意見も取り入れる)

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