全体最適について

こんにちは。新宿オフィスの大久保です。

本日、鈴木さんから研修がありました。
テーマは、「全体最適について」

事例を挙げて、説明されました。

AさんがBさんの連携在宅スタッフCさんに依頼したい業務があったので、「今、Cさんは余裕ありますか?」と尋ねました。
Bさんは、自分が頼んでいる業務もあるので、「余裕はないですねぇ」と答えました。
そこでAさんは困ってしまい、社内のスタッフで進めようかと考えました。

さて、ここで全体最適を考えられたタイミングはどこでしょう?

答えは、Bさんです。

Bさんは、自分の状況を相手に説明して、全てを相手の判断に任せてしまいました。
Aさんは依頼したい側なので、客観的に見ることはできません。
ここでは、Bさんが全体最適の判断をするための要素をヒアリングして判断できたはずなんです。

全体最適の判断をするための要素とは、

・依頼・分担要素
 なぜ、それが自分(又は連携社員)に依頼されたのか
・緊急度
 所要時間や納期等
・重要度
 今行っている業務を止める又は他の人に再分担してまでやるべきことなのか
・代替案
 空いているなら誰でもいいのか、自分(又は連携社員)しかできないことなのか。

以上の4点をヒアリングできていれば、全体最適で判断ができたかと思います。

もちろん、Aさんの依頼の仕方にも問題はありました。
「余裕ありますか?」「時間ありますか?」と聞かれたら、よほど暇な人でない限り、空いてますとは言わないでしょう。
相手に気を使っているような聞き方だと、上手く伝わらないということはたくさんあります。
また、この場合の言い方だと、本質的には相手に気を使っている訳ではなく、
自分が良い人に思われたいという欲から出てしまう言葉でもあります。
きっと、無意識に出ている人も多いのではないでしょうか?

依頼主は、全体最適判断がしやすいように依頼をする。
依頼された側は、例え相手からの情報が少なくても、自分からヒアリングを行い、全体最適判断ができるようにする。

常に全員が考えられたら、きっともっと効率よく業務が進むようになるのではないでしょうか。

相手に伝えるというのは難しいですが、今からしっかり意識して、気持ちよく依頼し、依頼される社会人になりたいと思います。

blog の紹介

サポート行政書士法人のスタッフが更新するブログです♪
カテゴリー: 大久保那紗   パーマリンク

コメントは受け付けていません。