煩雑さと関係人数に従って、データ管理方法の重要性は増える。

「このデータの最新版、どこにある?」で時間を食うこと、ありませんか。

ある補助金交付申請の指摘事項に対応しましたが、
データの最新版がどこにあるかわからず、関係者に電話したり、ちょっと大変でした。

つくづく思ったのは、データ管理方法は効率に直結するってことで、
特に大事なのは、データの煩雑さと関係する人数は、その程度を増やすってことです。

たしかに、データが少なかったり、一人でやったりすると、問題は生じづらいです。
一方、データが煩雑な業務、実務に携わる人数が二人以上の業務では、問題が生じやすいので、
何らかのデータ管理ルールを定めると良いように思います。

参考までに、経験上、有効だと思ったことを下記に載せます。

・データは、複数人のPC、同一人のPCのバラバラの場所で管理しない。一箇所で保管する。
・データを並べる基準をバラバラにしない。基準は統一する。
・各データの連番を予め定め、データ名の最初にする(名前で順番にソートできる)。
・データ名のつけかたを統一する。
・あるデータの最新版がどこにあるか、誰が見てもひと目でわかるようにしておく。
・データは、とりあえず置くのではなく、ゴールを定めて置く。
・一つのフォルダ内に多すぎるデータを置かない(7つ位を目安に)。多い場合、別フォルダに分ける。

最初に決めれば後でずっと楽になるので、みなさんもぜひ工夫してみてください。

blog の紹介

サポート行政書士法人のスタッフが更新するブログです♪
カテゴリー: 清水 侑   パーマリンク

コメントは受け付けていません。