19メンバーへ 業務をしていくうえで大切なこと

こんにちは
秋葉原支店の野尻です。

2018年4月に入社し、業務をしていく中で
この10か月でも上手くいったこと・いかなかったこと、色々ありました。

何が上手くいくポイントかを上手くいかなかったパターンも含めて
お伝えしたいと思います。

業務を上手く回すためのキーワードは「仕組化」です。
「仕組化」するためのポイントを紹介するのでぜひご覧ください。

【ポイント】
①役割分担

業務の流れには段階があります。
例えば以下のような流れがあるとします。
申請書の作成→Wチェック→申請書準備

役割分担をしておらず、
チームの全員がとにかく業務をこなしていくというスタイルを取っていたときは
担当もなく誰もがスペシャリストになれずに何とか進んでいました。

担当が明確化されておらず、
そのため、自分のやらなきゃいけないことが莫大に見えて、
やらなくてもいいこと、チームメンバーに任せるべきことまで自分でしていました。

役割分担をきっちりしていれば、
チーム内で自然と「作成のプロ」、「Wチェックのプロ」といったように
各担当者がスペシャリストになっていきます。

プロがいる分野はお任せし、
自分は本当に自分がやるべきことに注力できるようになりました。

②チームメンバーとの連携

チームメンバーとの連携はかなり重要です。
大変なときに必ず助けてくれます。

ミスが目立ったり、期日が迫ってきたりすると
真面目な人ほど「自分が何とかしなきゃ」と
すべて自分でカバーしようとする人が多いと思います。

でもそれって自分の役割から外れたことをしてしまっているんですよね。
せっかく役割分担で業務を回して「○○のプロ」になってくれた人がいるのに
プロじゃない自分がその分野に手出しをしてしまってもいいことないです。

チームメンバーと連携を取って頼ることが業務を上手く回すコツの一つだと思います。

私は件数が多い大量案件を担当する機会が多かったので「仕組化」は効果的でした。
上記のポイントは大量案件でなくても業務を効率化に役立つと思います。
ぜひ参考にして業務を管理してください。

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