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タイムマネジメントで戦略を立てる

仕事の効率UPに欠かせないのが、「タイムマネジメント」です。
タイムマネジメントとは、単なる時間管理ではありません。
限られた勤務時間で効率よく仕事をする為には欠かせない
戦略の一つです。
☑ タスクの洗い出しは出来てますか?

「案件が発生したら・・・」
●案件をタスクに分解する習慣を身につけ、必要なタスクを全て洗い出しましょう。
・初動から完了までに必要なタスクを時系列で洗い出す(書き出す)!
・大きなタスクに付随した小さなタスクも忘れずに!
「業務の全般で・・・」
●お客様との約束、先輩との約束、チームでの話し合いの中、自分のタスクをしっかりキャッチしましょう。
小さなタスクも漏れなく拾えば、大きな信頼が得られます。
●その場で対応できないタスクは、必ず「見える化(書き出し)」しましょう。
記憶力だけの管理では、「無理」と「無駄」が生じます。
☑ スケジュール管理は出来てますか?
●アポや期日などの予定は、すぐにスケジュール表に入れましょう。
●洗い出した(書き出した)タスクを、無理なく、無駄なく、スケジュール表に落とし込みましょう。
・自分で管理しやすいルールを作る!
(例)数時間以内にすることは付箋に書いて見える所に貼る、
今日中にやることはエクセルのタイムマネジメント表に入れ込む、
数日中にやることは対応日を決めてスケジュール表に落とし込む、
まだまだ先の案件も、確認日や初動日を決めてスケジュール表に落とし込むetc…
・タスクの時間は、目標時間ではなく、確実な見込み時間で落とし込む!
・急なアポ、急ぎの仕事が発生する可能性を踏まえて、タスクを詰め込み過ぎない!
●タスクのゴールは明確にしましょう。
・スケジュールに入れるタスクは、自分の手から離れるまで、コマが次に進むまで、をゴールに設定します。
(例)下の表の「OK」のようなゴールに設定する。
N G O K
・〇〇について調べる
・必要書類を洗い出す
・申請書を作る
・〇〇を依頼
・〇〇について調べて先方への案内メールを作り、決裁にあげる
・〇〇を作り誰々にダブルチェックを依頼する
・申請書を修正して決裁にあげる
・誰々に〇〇を頼み、いつまでにチーム内に報告してもらう
●消し込めなかったタスクは必ずリスケして、引き続き、
しっかり管理していきましょう。
☑ 時間リソース(資源)管理は出来てますか?

<勤務時間=週40時間>
タスクをスケジュールに落とし込んだとき、リソースは足りてますか?
● 期限内に終わらなそうなタスクがあったら、早期発見して、先手を打ちましょう!
「依頼」「相談」というタスクに替えて、スケジュールに落とし込む!
※適切なリソース管理も、タイムマネジメントの成果に欠かせません。
・在宅さん、短時間パートさんとのスムーズな連携や、チームワークを武器にしましょう!
・問題点があったら、すぐに最適者に相談しましょう!