カテゴリー別アーカイブ: 平居浩慧

タイムマネジメントのコツ②

新宿本社の平居です。

今回は、タイムマネジメントのコツの続きを紹介したいと思います。

新人の方は、「なかなかタイムマネジメント通りに進まない」といった悩みがあるかと思います。

タイムマネジメント通りに業務をするためには、いくつか大事なことがあります。

お悩みの方は、下記、実行してみてください!

①タスク量と、それにかかる時間を正確に把握する

タスク量に対して少ない時間をタイムマネジメント表に書き込んでも、その時間内に追われないのであれば、その時点でその日のタイムマネジメントが崩れだします。

タイムマネジメント通りに進めるために、まずはタスクにかかる時間を正確に把握する必要があるのです。

②連携者が多いタスクは、必ず事前に共有カレンダーの確認を!

連携者と進めるタスクは、連携者に確認しないとその先に進めない、ということも多いかと思います。

新人の方は、先輩に確認しながら進める、という場面も多いと思うので、翌日のタイムマネジメント表を組む時は、必ず前日のうちに、翌日の共有カレンダー上の、連携者のスケジュールを確認するようにしましょう。

③「絶対に今日のタスクを終わらせる」と決意する

上だと、なんだか根性論に聞こえてしまうかもしれませんが・・・

私は、個人的にはこれが一番効果があると感じています。

絶対に終わらせる、と決めると、集中力が生まれ、集中すると、以外にも予定通りに進みます。無意識のうちに、無駄なタスクを行わないようになっていると感じます。

終わったタイムマネジメント表のタスクを塗りつぶしていき、一日の終わりに、予定していたタスクにすべて色がついていた時の爽快感はたまりません・・・

私もまだまだタイムマネジメント表通りにいかないことが多いですが、終わらせようと思えば、終わるものだと知れただけでも、上記の方法は効果がありました。

新人の方は、ぜひ試してみてくださいね。

 

    最初が一番肝心

    皆さんこんにちは、新宿本社の平居です。

    最近、仕事の上では最初が一番肝心だと実感しています。

    SGでは最初の動き(初動)はとても大切なプロセスです。
    面談をして受任になったら、案件の課題点などを洗い出し、最初に対策を打ちます。
    頭はとても使いますが、ここでしっかりと案件について理解をし、
    起こりうる色んな状況について予想と対策が立てられていると
    何か予想外のことが起こっても、比較的安心して案件を進められます。

    また、最初のうちに、スケジュールやSGで提供できること/できないことについて
    お客さんとしっかりすり合わせをして相互理解をしておくこともとても大事だと感じます。

    これをしておくと、「最初にそんなこと聞いてなかった!」と
    お互いのすれ違いやトラブルを防ぐことができます。

    そのためには、いつもお客さんの希望を聞くだけではなく、
    専門家として、対等な立場で、あえて厳しいアドバイスを
    することも時には必要だと感じます。

    プロフェッショナルな専門家を目指し、初動を誰よりも大切にしていきたいです。

    タイムマネジメントのコツ

    新宿本社の平居です。

    今日は、最近試してみてうまくいったタイムマネジメントのコツを共有します。

    SGでは、前日に作成していたタイムマネジメント表に沿って業務を行います。

    ただし、タイムマネジメント表どおりに進めるのは、突発的な業務やイレギュラー対応に追われることが多々あるため、特に新人にとってはなかなか難しいことです。

    1時間1コマを基本としてタスクを表を埋めていきますが、ひどい時は、その日予定していた8コマのうち2、3コマしか終わらないことがあります。

    そんな時、タスクの取りこぼしなく何とか回せていたのは、優先順位をちゃんとつけられていたからだと思います。

    いつも、15時か16時くらいに、その日のタイムマネジメント表を見直して、何が終わっていないかを確認します。

    そして、終わっていない業務のうち、①絶対に今日終わらせないといけないもの、②明日でも構わないものに分けます。

    そうすると、以外と①の業務は少ないことがわかり、焦る気持ちが落ち着きます!

    17時に確認するのでは遅いので、15、16時に確認することに意味があると感じます。

    そして、終業時間まで集中して進めることができます。

    新人の方は、ぜひ試してみてください!

    顧客満足度UPに必要な基本的なこと

    皆さんこんにちは!新宿オフィスの平居です。

    先日、社内で顧客満足度を上げるための研修が行われました。
    そこで、先輩から教わった基本的なことで、心に突き刺さったことをここに
    記録しておきたいと思います。

    ①自分がされたら嫌なことは、決してお客さんにはしない
    ②約束を守る
    ③自分のペースで進めず、相手に合わせる

    以上が、顧客満足度向上のために、必要最低限守るべきことです。
    顧客満足度どころか、人として必要最低限のことですね。

    ただ、顔も気心も知れた友人に対しては、上の3つは実行しやすいとは思いますが、
    面談でのみ話したことがある、お互いのことがまだあまりよくわかっていない状態の
    お客さんに対しては、上を実行することはなかなか難しいことに気付きます。

    そんな時、想像力がとても大事になってくると、今回の研修を受けて実感しました。

    例えば私がビザ申請の依頼を行政書士法人にお願いした場合にどう思うか、
    と考えてみてわかったことは、私達は何人ものお客さんを同時に担当させていただいていますが、
    お客さんにとっての担当はたった一人か二人の担当しかいないということです。

    頼れる人がたった一人か二人しかいないのに、その人が「信用できない」と思ってしまったら
    お客さんの気持ちの行き場もなくなりますし、一気に不安になってしまいます。

    想像以上に、重い責任の立場だと思いました。
    ですので改めて、お客さんにとって安心して頼りにできる担当者になろうと思いました!

    まだまだ上手に行かないことも多いですが、一つ一つの案件を通して、自分を鍛えていこうと思います!

    向き合うのではなく、一緒の方向を向いて進む

    皆さんこんにちは。新宿オフィスの平居です。

    先日、社内で「プロ意識研修」を行いました。そこで印象に残っている言葉があります。

    「お客さんと向き合うのではなく、お客さんと同じ方向を見る」

    お客さんとの関わりや連携が深い仕事なので、この研修を受けるまで、お客さんと向き合い、お客さんに寄り添うことが大事だと思っていました。

    しかし、私達がプロとして目指すゴールは「許可」です。

    お客さんと向き合うというよりは、許可という共通のゴールに向かって、時にはお客さんと協力しあい、適切にリードしていくことが大切なのだと学びました。

    まだまだ一流のプロとしては程遠いですが、一つ一つの案件から学べることを最大限に学び、近い将来、お客さんから信頼を得られるプロのコンサルタントになることを目指して日々成長していきます!

    チームで学んだ最も大切なこと

    皆さんこんにちは!新宿本社の平居です。

    本日は鈴木さんから新人に向けて、チームに関しての研修を行っていただきました。

    テーマは今までに組んできたチームについてと、チームメイトから教わった最も大切なこと。

    どのチームも、最小の人数は2人からです。

    私の今までの経験で最もチームを組むことが多かったのは、やはり母かなあと思います。

    鈴木さんは私達が理解しやすいよう、受験の時に組んだチームで考えてみることを提案してくださいましたが、その際もやはりチームメイトは母でした。

    受験の時に限らず、常に色んなサポートを受けてきましたが、その中で学んだ最も大切なことは、「自分の可能性を信じること」だと思います。

    私の人格を常に肯定し、何でもできると教えてくれたので、それが「自分は何があっても絶対に折れない」という、自分の中の精神的な強さに繋がっていると思います。

    母だけではなく、大学でお世話になった先生なども私を含めた生徒の可能性をどこまでも信じてくれる人ばかりだったので、そこで自分自身を信じることができる土台を作ってもらいました。

    社会に出るということは、これまでのチームでもらったものをやっと返せる場に立つということだと鈴木さんも仰っていましたが、私もその通りだと思います。

    大変なことはもちろんありますが、感謝と前向きな気持ちで、常に頑張っていきたいと思います。

     

    優先順位はつけず、一撃で

    こんにちは!新宿本社の平居です。

    先日、新人にとって大切なことを鈴木さんに教えていただきました。
    それは、「優先順位をつけない」ことです。

    タスクがたくさんあるとき、どうしても優先順位をつけて対応してしまいがちですが
    その順位を見極めることは、新人のうちはなかなか難しいのだと教わりました。
    また、優先順位を決めたりする時間もかかるので、その分仕事のスピードが遅くなりがちです。

    そのかわり大切なのは、「一撃を徹底すること」。
    自分のもとに来たタスクは、その場でどんどん消化していくことによって、自分のスピードも上げていくことができます。

    一撃の定着はまだまだ難しいですが、例えばメールは読んだ際にすぐ対応するなど
    基本的なルールを守っていき、自分のキャパを伸ばしていきます!

    自分が状況を動かす

    皆さんこんにちは、新宿の平居です。

    今日は私が仕事をするうえで、気をつけるようになったことについて書いてみたいと思います。

    それは、「自分が案件を動かしている」という意識です。

    当たり前と言えば当たり前ですが、学生時代には無かった感覚なので、毎日奮闘しています。

    例えば、お客さんから預かった書類に何か懸念点があった時。

    知らないふりをすることも可能かもしれませんが、何もしないことによって、ゆくゆくは状況が悪化することは目に見えています!回りの先輩や上司の方から、いかにリスクマネジメントをしていくことが大事か学ばせてもらうことがとても多いです。

    なので、ここは「私が食い止める!」というような気概というか、覚悟が最近芽生えてきた気がします。

    この覚悟を、早く私の当たり前にできるように頑張ります!

    大きな失敗を避ける為に、小さな失敗を沢山する

    皆様こんにちは、新宿の平居です。

    昨年2月からのインターンシップを経て、無事に4月に入社しました!

    まだまだ未熟な部分は沢山ありますが、精一杯走り続けますので、どうぞよろしくお願いします。

     

    最近あるビジネス書を読んだのですが、良いアドバイスが沢山書いてあったので、この場を借りてそのうちの一つを紹介してみたいと思います。

    「大きな失敗を避ける為に、小さな失敗を沢山する」

    有名大企業の元会長である著者によると、世の中にはもともと下がっているものは上がり、逆に上がっているものは下がるという基本的な道理があるとのことでした。

    つまり、今は上手くいっていても、その状態が続くことはないということです。

    なので、例えば社内のとある部署が成功続きで上手くいっていたときは、それは逆に危険で、小さなリスクの種を見逃しているからかもしれない。その小さな種がいつか大きな爆弾となって爆発してしまう危険があると書いてありました。

    だから、小さな失敗を沢山することによって、リスクが見える化し、大きな失敗を防げると・・・。

    同じ失敗を何回も続けていてはまずいですが、例えば失敗まではいかなくとも、小さな違和感などをそのまま放置せず、その都度はっきりさせていくことが大きな失敗を防ぐ上で大切なのだと思います。

    私も常々実践していこうと思います!

     

    留学生フェアに行ってきました!

    こんにちは!

    新宿の平居です。

    先日、留学生向けの会社説明会に行ってきました!

    ほんのついこの間まで、説明会を聞く側だったのが

    会社を説明する側になるなんて、と

    時の流れを感じました・・・!

    自分の会社のことを説明するには、自分が一番会社のことを理解していないといけないな、と

    説明しながら改めてですが感じました。

    来月はいよいよ入社になります。

    不安もありますが、何よりも主体性を忘れず、学生さんが私の姿を見たときに「SGで働きたい!」

    と思ってもらえるような、そんな素敵な社員になれるよう、しっかりと精進していきたいです。

    50点でも出すということ

    こんにちは、新宿内定者インターンの平居です。

    インターンを始めてもう少しで3ヶ月が経とうとしています。現在は主にビザ業務を担当させていただいていますが、始めた当初よりもずいぶん慣れて、業務も前よりはスピード感を持って進められるようになりました。

    当社が仕事の上で大切にしていることの一つに「スピード」がありますが、これと似た教訓を最近読んだ本で見かけました。それは「50点でも良いから出す」ということ。

    私はどちらかと言えば完璧主義なところがあるので、このアドバイスを実践するのに最初は少し躊躇を感じましたが、よくよく考えると、「完成度は低くても早く出す」ことはメリットだらけだと気付きました。

    出した仕事に早く赤ペンが入る分、軌道修正も早くできるので、大きなミスを防ぐことが出来ますし、迷わずに最後まで仕事を完遂できます。

    以前と同じミスを避けることはもちろんですが、ミスを気にしすぎて仕事を自分のところに留める癖はつけないように、今は「できたら出す」を繰り返して、どんどん自分の中にノウハウを溜めていきます!

    朝の読書

    こんにちは、新宿の内定者インターン平居です。

    最近、朝の通勤途中に新卒向けのビジネス関連の本を読むようにしています。

    東京に越してきてインターンを始めたばかりのころは、
    朝の電車の余りの混雑さ&殺気に恐れおののいていました(笑)

    朝通勤するだけでどっと疲れてしまったりするので、「なんとかしたい!」
    &「朝のこの時間を有意義に使いたい!」
    とずっと思っていたのですが・・・

    試しに通勤中に本を読んでみると、意外なことに、知識を付けられるだけでなく
    電車の中で感じるストレスがぐっと減りました!!

    本を読んでいると、内容に集中できるので、周りのガヤガヤが以前より気にならなくなったのです。

    しかも、この習慣でいいなと思うのは、読んでいる本から直接「その日使える仕事ワザ」
    が知られて、その結果「よし、頑張ろう!」とモチベーションを上げられることです!

    一石二鳥どころか三鳥にも四鳥にもなりうる習慣だと思うので、
    これからもコツコツ続けて身にしていきたいと思います。

     

    はじめまして!

    皆さま、初めまして!

    昨年12月から、新宿オフィスで内定者インターンとして入らせていただいている平居浩慧と申します。

    まだ入って1ヶ月と少しですが、毎日楽しく新しいことを学ぶ日々を送っています!

    さて、突然ですが、昨年の最終営業日に、新宿オフィスで働く皆さんと忘年会に行ってきました!

    皆いい笑顔^^

    ちなみにシュラスコを食べました!私はシュラスコ初体験だったのでドキドキしながら行きましたが、とてもおいしかったです!

    皆さんいつもはハキハキと働いていますが、忘年会のテーブルでは、恋愛話などで大いに盛り上がり(笑)、普段なかなか見られない皆さんの一面にたくさん出会えました^^

    年が明けましたが、仕事面ではまだまだ駆け出しで、慌てることもしょっちゅうです。

    インターンを始めてから、「何か違うような気がするな?」と内心思いながら、それを無意識にスルーしがちなところが私にあると気付きました。

    なので、今年の抱負はまだ「これっ!!」というものは決めきれていない私ですが、とにかく今は、「自分だけのルール」を作らないように、小さい基本のルールを丁寧に守ることを心がけようと決意しています!

    これからどんどん仕事をしていく中で、自分の課題もより明確になっていくと思うので、まずはこういった自分の傾向をどんどん発見して、その都度対策を打っていきたいです!

    皆さま、これからどうぞよろしくお願いします!